Lage en samling av arbeidsplaner for én gruppe

En plan knyttes til en gruppe, enten en global - eller privat gruppe. Ansatte er knyttet til gruppen. En global ansattgruppe må være definert hvis flere enn én bruker skal kunne planlegge arbeidsplanen for de ansatte i gruppen. Det er administrator som oppretter den globale gruppen. Hvis det kun er du som skal kunne definere arbeidsplanene for de ansatte oppretter du en privat gruppe.

Med en samling av arbeidsplaner kan du lage ulike arbeidsplaner for alle ansatte i gruppen samtidig.

Med en plansamling ser du med en gang om alle ansatte har blitt gitt en arbeidsplan, om antall timer i arbeidsplanen er lavere eller høyere enn stillingsprosenten, om skift er dekket opp og så videre. 

1. Klikk på modulikonet Planlegging i hovedmenyen.
2. Hjemsiden til modulen åpner seg. Denne siden består av flere deler.
3. Under seksjonen Samling av planer ser du en liste med grupper. Denne listen inneholder både globale grupper og dine private grupper. Denne listen er tom hvis det ikke er registrert noen grupper. For å opprette en ny privat gruppe klikker du på Ny privat gruppe.
4. Klikk på Plantid ved siden av gruppen av ansatte du ønsker å lage arbeidsplan på.
5. Vinduet Samlinger åpner seg. Du kan velge blant eksisterende samlinger i listefeltet Samling av planer eller lage en ny samling ved å klikke på knappen Ny samling.
6. Ved å klikke på Ny samling åpnes det et nytt vindu hvor du fyller inn detaljer om plansamlingen.
   • Navn - gi navn på samlingen
   • Uker - hvor mange uker samlingen skal strekke seg over, for eksempel 3 uker. Det vil si at samlingen lar deg planlegge for 3 uker av gangen. Når planen senere genereres for ansatte vil den vise planen for 3 uker i kalenderen. Hvis planen skal gjelde i si to måneder, repeteres arbeidsplanen tilsvarende
   • Bruk samling - hvis den nye samling skal baseres på en eksisterende samling, velger du denne fra listefeltet
7. Klikk på knappen Ok for å opprette samlingen.

8. Etter opprettelse av ny plansamling, definerer du arbeidsplanen til hver ansatt i gruppen.

   Planen begynner på dag 1. Men behøver ikke nødvendigvis være en mandag selv om dag 6 og 7 i rødt indikerer at det er helg.

   

9. Du kan dra og droppe tidsskjema fra seksjonen Beregningsskjema (tidsskjema/døgnplan) for å velge hvordan den ansatte skal jobbe dag for dag eller du kan dra og droppe en Skiftplan (ukeplaner) for å sette opp arbeidsplan for hele uker av gangen.
10. For å generere arbeidsplanene, går du tilbake til hjemsiden til Planlegging. Gå til seksjonen Samling av planer og klikk på knappen Generer (Vær oppmerksom på at denne knappen er inaktiv dersom Plantid ikke er definert). En liste med plansamlingene i denne gruppen vises. Klikk på den plansamlingen som skal genereres.
11. Et vindu hvor du definerer i hvilken periode denne arbeidsplanen skal være gjeldende, åpner seg.
    
    Velg perioden planen skal gjelde - fra og til. Du setter hake for om plantiden skal inkludere Bevegelige helligdager eller ikke. Du kan velge å generere planen for alle ansatte i gruppen eller én bestemt ansatt. Da vises et felt hvor du skriver inn navnet til den ansatte. Husk at du alltid generer fra dag 1 i samlingen. Dermed er det viktig å tenke på om den er bygd opp fra en bestemt mandag.
12. Klikk Ok for å generere arbeidsplanen for de ansatte.
13. Du får oversikt over arbeidsplanen på én enkelt ansatte ved å åpne Kalenderen og underfanen Arbeidsplan. For å få en gruppeoversikt over ansattes arbeidsplaner åpner du siden Detaljert Plan.