Følg

Medarbeidersamtaler / Innkalling til samtale

Tilknyttet modul Medarbeidersamtaler har man en fane på den enkelte ansatte. Her ser man framdrift og får oversikt over gamle samtaler eller legge til nye.

 

1. Søk opp den ansatte i søkefeltet og trykk på knappen Medarbeidersamtaler.

ansatt_medarbeidersamtaler.png

 

2. Man kan også trykke på knappen Ansatt og da havner man på siden Personlig. Velg deretter underfanen Medarbeidersamtaler.

 

3. Til høyre ser man Tidslinje på den ansattens fremdrift med dagens dag, Samtaler og Frist.

tidslinje_ansatt.png

4. Man kan legge til ny samtale i seksjonen Ny samtale.

ny_samtale.png

 

5. Her velger man Mal for medarbeidersamtale i nedtrekksmenyen.

mal_for_samtale.png

 

6. Neste felt er Send invitasjon. Det er som standard avhuket i dette feltet men om leder ikke ønsker å sende inn invitasjon til den ansatte på e-post, skal leder bare fjerne haka fra feltet og trykke på Planlegg samtale.

send_invitasjon.png

7. Om det ikke skal sendes en invitasjon, skal leder bare sette dato for samtale og trykke på Opprett samtale.

 

opprett_samtale.png

8. Om det skal sendes en invitasjon, etter å ha valgt mal for samtale, trykker man på Planlegg samtale eller Forhåndsvis mal. Ved å trykke på knappen Forhåndsvis mal, åpnes det et pop-up vindu som viser malinnhold.

planlegg_samtale.png

 

9. Trykker man på Planlegg samtale, åpnes det et pop-up vindu hvor man kan planlegge samtalen.

planlegg_samtalen.png

 

10. Hvis den ansatte som kalles inn til samtale ikke har en registrert e-post i systemet, kommer det et varsel om dette på toppen av pop-up vinduet. Hvis den ansatte har en jobb e-postadresse i profilen, hentes denne direkte fra profilen. Ellers henter systemet e-posten som er registrert i profilen eller på brukeren. E-post felt er obligatorisk.

varsel_innkalling.png

11. Deretter setter man dato og tid samt Varighet (i timer) for selve samtalen.

dato_og_varighet.png

OBS! Vær oppmerksom på at samtalen ikke kan opprettes om man setter dato eller klokkeslett i fortid.

12. Feltet Plassering er ikke nødvendig å fylle ut, men man kan feks. skrive hvor samtalen skal utføres.

plassering.png

13. Man har også mulighet til å legge ved filer som den ansatte får i e-posten.

legg_ved_filer.png

14. Epost tittel og E-postinnhold er obligatoriske felt, hvor man kan skrive noe om selve samtalen.

epost_tittel_og_innhold.png

15. Til slutt sender man invitasjon til den ansatte ved å trykke på knappen Send invitasjon.

send_invitasjon.png

16. Vær oppmerksom på at det kan ta litt tid for systemet å sende invitasjonen. Så snart invitasjonen er sendt, får man melding om å vente. Trykker man på Send invitasjon knappen 2 ganger, får den ansatte ical 2 ganger. E-posten som den ansatte får skal inkludere en lenke til selve samtalen i mobilløsningen, om den ansatte har tilgang til modulen Medarbeidersamtaler i mobil. E-posten skal inneholde en ical for å legge til møtet i kalender og de vedlagte filene.

vennligst_vent.png

17. Når invitasjonen er sendt, blir denne samtalen med på lista over medarbeidersamtaler. Da har man mulighet til å legge ved tiltak, vise skjemaet/samtalen, laste ned samtalen i Word-format og slette samtalen. Man har også mulighet til å sende invitasjon på nytt med mulighet for endring av klokkesett, dato og e-post innhold.

samtaler.png

18. Ved å trykke på knappen Vis, kan man fylle ut eller redigere samtalen.

editer_medarbeidersamtale.png

 

19. Man kan også sette inn Tiltak ved å trykke på + ved siden av spørsmålstegnet.

_.png

20. Da åpnes det et nedtrekksmeny hvor man skulle fylle ut nødvendig informasjon om tiltaket: tittel, dato for opprettet tiltak, tidsfrist, ansvarlig for gjennomføring, type tiltak, og om tiltaket skal knyttes til ett spesifikt spørsmål fra skjemaet.

tiltak.png

 

21. Det er mulig å laste opp relevant fil.

 

22. Under Status setter man inn Dato for gjennomføring.

 

23. Trykk på Lagre og deretter Tilbake.

24. For å sende samtalen til godkjenning, trykk Send til ansatt for godkjenning. Tykker man på denne knappen, vil alle eventuelle endringer man har gjort i skjemaet lagret og sendt til ansatt for godkjenning. Les mer om godkjenning av samtale i egen artikkel om dette.

 

send_til_godkjenning.png 

24. Om man ønsker å se hvilke dokumentmaler som er tilgjengelige for opplasting ved samtale, trykker man på + knappen ved siden av Tilgjengelige dokumentmaler.

tilgjengelige_dokumentmaler.png

25. Man får opp oversikt over alle registrerte samtaler på medarbeidersamtaler hjem-siden.

samtale_liste.png

 

 

Print Friendly and PDF
Var denne artikkelen nyttig?
0 av 0 syntes dette var nyttig
Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

0 Kommentarer

Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.
Levert av Zendesk