Hvilke forbedringer vil dere oppleve i ny digital håndbok?

Virke har foretatt en stor revisjon på innholdet i håndboken, Digital Employee Handbook. 4human gjennomførte i 2017 en teknisk tilrettelegging for ny funksjonalitet i modulen Håndbok i sammenheng med ny Digital Personalhåndbok. Denne ble også benyttet for ny revisjon av HMS-håndboken, Personalhåndboken, og nå for Digital Employee Handbook.

Digital Employee Handbook er nå langt mer brukervennlig og oversiktlig i forhold til både struktur og innhold.

Dette får du:

• Større brukervennlighet, både for deg som administrator og for alle i virksomheten som bruker håndboken
• Enklere å redigere og vedlikeholde
• God veiledning for administrator med relevante eksempler
• Enklere språk og tydeligere skille mellom veiledning til administrator, virksomhetens tekst og lovtolkning
• Mer oversiktlig struktur og innhold som gjør det enklere å finne frem

Som tidligere, er det opp til dere å velge om dere skal beholde den foreslåtte teksten fra Virke eller om dere skal tilpasse teksten til deres bedrift. Vi anbefaler på det varmeste at dere tilpasser teksten i Digital Employee Handbook så den blir relevant og riktig i forhold til det som gjelder for dere og deres ansatte. Den foreslåtte teksten fra Virke er et generelt forslag som ikke nødvendigvis passer for ditt selskap.

Veiledningsdelen gir arbeidsgiver/administrator bakgrunnsinformasjon, tips om valg dere må ta og eksempler. Disse eksemplene foreslått fra Virke, kan dere benytte i teksten som deles med alle medarbeiderne. Vi håper at disse eksemplene vil være til nytte.

Innholdsfortegnelsen 

Kapitlene i de nye håndbøkene har en ny og tredelt struktur:

1. Veiledning som kun er synlig for deg som er administrator og som har skriverettigheter i deres virksomhet. Du finner veiledningen ved å klikke på knappen for Veiledningstekst i redigeringsmodus. Oppdatering skjer automatisk fra Virke ved lovendringer.
2. Forslagstekst fra Virke som dere bearbeider og tilpasser egen virksomhet. Denne er synlig for alle ansatte når dere har gjort tilpasninger og publisert. Etter dette er det administrator/virksomheten som har ansvaret for oppdatering når Virke informerer om endringer i veiledningen og/eller lovtolkningen.
3. Lovtolkning som enkelt beskriver hva loven sier om det spesifikke området. Her er det også link til lovtekst. Denne delen er synlig både for administrator og alle medarbeiderne når man trykker på §-tegnet. Oppdatering skjer automatisk fra Virke ved lovendringer og publiseres ut til virksomhetens brukere.

Veiledning og lovtolkning vil oppdateres automatisk ved lovendringer og andre endringer som kan ha betydning for innholdet i Digital Employee Handbook. I selve forslagsteksten som vil være synlig for de ansatte (den første teksten som fremkommer i redigeringsmodus), har Virke kommet med et forslag til innhold som kan publiseres til de ansatte. Innholdet i denne er generell og fungerer som et utgangspunkt som må gjennomgås/tilpasses før publisering.

Nedenfor vises hvordan de enkelte delene i hvert kapittel/avsnitt vil se ut for deg som administrator i denne rekkefølgen:

• Veiledning
• Forslagstekst
• Lovtolkning – Vises sammen med tilpasset forslagstekst for alle de ansatte.

Administrator kan ikke redigere lovtolkningsteksten, men kan velge om denne skal vises for alle de ansatte eller ikke. Standard oppsett er at denne teksten er skjult, men fremkommer når man trykker på §-tegnet.

Hva betyr dette i praksis?

Dette betyr at det skal være klart skille mellom teksten som den enkelte virksomhet skal kunne redigere i og tilpasse etter sine behov, og den teksten som inneholder veiledning og lovtolkning. Veiledning og lovtolkning vil kunden ikke ha mulighet for å redigere i. Virke oppdaterer disse delene når det kommer innspill om forbedringer eller det skjer endringer av lover.
Veiledning for administratorer vil være synlig/tilgjengelig for lesing i redigeringsmodus. Du må høyreklikke på avsnittsnivået. Da kommer du i redigeringsmodus og kan klikke på veiledningen som er markert med en egen knapp for Veiledningstekst.

Eksemplene her vil være tilgjengelig for administrator og du kan kopiere med klipp/lim funksjon slik at de kan benyttes i teksten som publiseres ut til de ansatte.

Forenklet publisering av oppdateringer

Du trenger ikke lenger synkronisere innholdet i Digital Employee Handbook mot master fra Virke. Det eneste som må gjøres, er å publisere oppdateringen som du mottar. Da vil oppdateringer i lovverk og veiledningstekst bli tilgjengelig.