Følg

Hvordan legge til avvik

Avviksregistrering brukes for registering av alle kvalitetsavvik alt som faller utenfor standard eller vanlig arbeidssituasjon. Dette kan inneholde alt fra produksjonsavvik, kundeklager eller forbedringer o.l.

 Ansatte kan også legge til avvik i ansattportalen til modul Avvik.

1. Gå på modul Avvikshåndtering i hovedmenyen eller velg Hjem på undermenyen.

 

2. Trykk knappen Legg til nytt avvik.

 

3. Man må fylle ut all nødvendige informasjon for å kunne registrere avvik. Først skriver man inn Eksternt saksnummer dersom det finnes ett.

 

4. Neste felt er Dato. Dette feltet er obligatorisk.

 

5. Man kan eventuelt skrive inn Tid dersom man har denne informasjonen.

 

6. Avdelingen oppretteren tilhører blir brukt som standard men det er mulig å registrere en annen avdeling ved å bla gjennom eksisterende avdelinger i systemet. Dette feltet er obligatorisk.

 

7. Man må skrive inn Tittel på avviket.

 

8. Hvis man ikke vet hvem Saksbehandler er, kan man legge den til senere ved redigering siden dette ikke er et obligatorisk felt. Her får man registrere hvem som kan være Saksbehandler. Saksbehandler har definert tilgang i avdelingsstrukturen ut i fra hvilken tilgang den tilknyttede brukeren har. Dette er igjen tilknyttet hvem som får varslinger.

 

9. Man må velge hvor alvorlig avviket var i Alvorlighet feltet.

10. Neste felt er Status. Det som man velger her blir senere synlig på Avvikshåndtering sin hjemmesiden under tilsvarende fane.

 

     10.1. Dersom man velger Avventer informasjon, får man opp noe ekstra felter i forhold til de første to valg. Man får opp Kommentar feltet der man kan skrive inn ytterlige informasjon.

            

 

      10.2. Velger man Avsluttet, får man opp feltet Dato for å skrive inn når den har utløpt.

             

 

11. Neste felt er Beskrivelse. Her kan man skrive om hva som skjedde.

 

12. Under feltet Avvik velger man hva slags kategorier av avvik man registrerer. Kategoriene her er definerer av administrator under Innstillinger.

 avvik_kategorier.JPG

13. Man kan laste opp fil ved å trykke på knappen Last opp og bla gjennom dokumentasjon på datamaskin.

 

14. Man får mulighet til å velge enten Ja eller Nei ved Følg registrering. Velger man ja, kommer det et varsel i form av en oppsummering hver gang det er gjort en oppdatering i rapporten. Det kommer også en lenke til selve avviksrapporten i varselet.

 

15. Det er også mulig å Registrere anonymt. Her velger man også Ja eller Nei.

 

16. Trykk Lagre.

 

Da blir avviket registrert. Avhengig av Status blir det plassert i tilsvarende fanen på hovedsiden av Avvikshåndtering. Alvorlighet bestemmer hvilken farge blir registrert ved siden av avviket. Dersom det ikke ble veldig alvorlig, blir avviket grønt, litt mer alvorlig blir farget gult og meget alvorlig blir rødt.

avviks_liste.png

            

Det kommer også et varsel til nærmeste saksbehandler som informerer om at et nytt tiltak er opprettet. Kun saksbehandlere på første nivå skal få varselet. 

Dette varselet vil inneholde en lenke til saksbehandlerens oversikt over åpne saker. Saksbehandler skal da bruke filter for å finne selve saken ved å taste inn saksnummer.

Først trykker man på Søk:

s_k_avvik.png

 

 Deretter skriver man saksnummer:

saksnummer_avvik.png

Når man skriver inn saksnummer og trykker på Filter-knappen, kommer det et varsel på siden - Avviks filter er aktivert.

avviksfilter.png

Ønsker man oversikt over alle saker igjen, trykker man på knappen Tilbakestill.

tilbakestill.png

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Print Friendly and PDF
Var denne artikkelen nyttig?
0 av 0 syntes dette var nyttig
Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

0 Kommentarer

Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.
Levert av Zendesk