Hva du ser og kan gjøre i fanen timeoversikt

Dette er selve oversikten og stedet der leder godkjenner det den ansatte har registrert. Eksempler på registreringer kan være stemplinger internt eller integrert fra stemplingsur, timeregistrering, overtidsregistrering, mertidstimer, vakttillegg og så videre. Her kan du som leder også velge å registrere timer fra arbeidsplan.

Du får en oversikt over fravær, registrerte timer, overtid, mertid og tillegg. Du som leder vil godkjenne den ansattes timeliste fra denne siden. Dagene med grønn skrift er dager den ansatte i sin timeliste i ansattportalen har bekreftet som ferdigregistrert.

Som leder kan du foreta endringer om nødvendig. Du kan også velge å oppdatere registrerte timer enten fra RH (faktiske registrerte timer) eller basert på planlagte timer i arbeidsplanen til den ansatte.

Nederst til høyre ser du avspaseringssaldo og til venstre ser du timer til utbetaling kategorisert etter lønnsart.

1. Du kan åpne siden Timeoversikt enten ved å søke opp den ansatte og klikke på lenken Timer eller åpne siden i kontekst av den ansatte ved å klikke på Timer og underfanen Timelister. Siden Timeoversikt åpner seg og viser timelisten for inneværende måned. Du endrer til annen måned og/eller år i listefeltene Måned og År.
2. Over timelisten er det diverse knapper som lar deg registrere og godkjenne timer (hvilke som er tilgjengelige, kommer an på konfigureringen). Er dagene med grønn skrift har den ansatte bekreftet at vedkommende er ferdige med registreringen, både fravær og arbeidede timer.
   • Knappen benyttes til å godkjenne alle posteringer i hele måneden og for å overføre utgående saldobalanse til neste måned.
   •  
     Knappen brukes for å fylle poster daglig tilsvarende start og slutt-tid for arbeidsplanen ved Oppgaveplanlegging. Man får med andre ord registrering for tid innimellom der oppgaver mangler.
   • 
     Knappen brukes for å fyll poster daglig tilsvarende de enkelte registrerte oppgavene i arbeidsplanen ved Oppgaveplanlegging. Her får man registrering kun for timer etter oppgavene man faktisk har.
   • 
     Knappen brukes for å fylle ut timelisten ut i fra manuelle registreringer - RH.
   • 
     Knappen brukes til å registrere timer basert på den planlagt arbeidstiden i arbeidsplanen.
     Du får tre valg
     • Fyll ut bare ikke eksisterende - registrering av arbeidede timer blir kun registrert på de dagene det ikke manuelt er registrert timer eller fravær. Det vil si at for dager hvor det manuelt er registrert timer eller hvor det er registrert kun delvis fravær vil ikke timer registreres basert på arbeidsplan. For dager med delvis fravær må arbeidede timer registreres manuelt. For dager hvor timer er blitt registrert manuelt kan du enten registrer resten av de arbeidede timene manuelt, eller du kan velge å Overskrive
     • Overskrive - timeantallet fra arbeidsplan kommer i tillegg til de som allerede er manuelt registrert
     • Avbryte - klikk på denne for å avbryte registrering av timer basert på planen
   • 
     Knappen brukes til å fjerne posteringer i timelisten som er basert på arbeidsplanen.

3. For alle dagene ser du detaljer for hver enkelt dag. Detaljene er delt opp i kolonner.

   • Datoene - dagen i måneden
   • Fravær - viser registrerte fraværstimer. Fraværet indikeres med en farge som indikerer fraværstypen og lengden på fraværet
   • Arbeidstid - viser registrerte arbeidstimer
   • Mertid - viser både mertidstimer og overtidstimer
   • Sum totalt - viser summen sammenlagt fra Arbeidstid og Mertid 
   • Plantid - viser planlagt antall timer og er hentet fra arbeisplanen
   • Tot. avsp. - viser differansen mellom Arbeidstid - Plantid, hvis det er minus foran betyr det at det har blitt jobbet mindre en planlagt
   • Tillegg - hvis det på registrert mertid er konfigurert at det skal legges til timer vises antall timer her
   • Utbetalt - viser timer til utbetaling.  Dette er tilfellet når det er valgt at timer fra avspaseringssaldo skal utbetales
   • Totalt - viser hvor mange timer som er registrert, differansen mellom Tot.avsp. - Tillegg
   • Saldo - viser antall timer til avspasering, differansen mellom - Tot.avsp. - Tillegg

   Slik ser en uke med standard arbeidsplan uten fravær ut:
   
   

   Under ukedagene står summering av uken i den gule linjen.
   De mørkegrå indikere helligdager.
   Helt i bunen av listen vises summering av måneden.

   • Om det blir fravær, vises det i kolonnen Fravær sammen med fraværskoden og antall fraværstimer:
     
     
   • Arbeidstid viser ordinær arbeidstid Fra og Til, fratrukket Lunsj og dagens Sum. Dersom det er flere posteringer på en dag vil denne vise start på første post og slutt på siste post. Sum kan også inneholde enheter som ikke har fra og til tidspunkt på deg.
     
       
   • Neste kolonnen viser Mertid om det finnes noen. Her listes typisk alt av mertid og overtid eller enheter som vakttillegg og så videre. Her kan leder raskt se om noe er avvikende utenom normaltiden.
     
     
   • Etter det kommer det utregning av timene: Sum totalt viser summen på Fraværstimer, Arbeidstid og Mertid:
     
     
   • Plantid viser antall timer per dag i henhold til arbeidsplanen:
     
     
   • Tot.avsp. (totale avspaseringstimer) viser timer til avspasering uten tillegg, mens Tillegg-kolonnen viser overtidstillegget:
     
     
   • Utbet (Til utbetaling) er en spesiell kolonne som er ment å vise timer kun for utbetaling, og som ikke er inkludert i avspaseringssaldoen. Kolonnen er brukt etter behov og timene som er regnet med er de med lønnsarter som har avhuket opsjonen Ta ikke med i avspasering. De timene går kun til utbetaling og listes nede til venstre.
   • Neste kolonnen er Totalt og denne viser summen av totale avspaseringstimer og tillegg denne dagen:
     
     
     
   • Saldo i slutten av tabellen er en løpende summering av timer til avspasering.
     
     

   Til høyre for Saldo-kolonnen ser du tre lenker:

   • C hvor man kan legge til kommentar
   • IN viser individuelle klokkinger, enten fra løsningens inn/utklokkingsfunksjon, eller integrerte fra eksternt system
   • RH her kan man legge til og/eller redigere poster som timer og/eller enheter i form av lønnsarter
4. Bunnen av timelista er delt i to. På den venstre siden vises månedens poster listet som lønnsarter. Disse kan eksportere til lønn som grunnlag for utbetaling. I tillegg har man mulighet for konfigurere opp en lønnsart til trekke fra avspaseringssaldoen for utbetaling i form av Timer til utbetaling.
   
   
   
5. På den høyre siden er det oversikt over månedens Avspaseringssaldo. Her kan du justere saldoen hvis det er behov for det.

   
   

   • Primo saldo – Inngående balanse av timer til avspasering fra forrige måned, dersom forrige måned er godkjent
   • Justering – her kan du legge inn justering av balansen. For eksempel å legge inn startverdier. Skal du legge til et desimaltall, i stedet for heltall, skal det brukes punktum (ikke komma) som desimalskille (for eksempel 1.5). Husk å Lagre.
   • Tot. avsp. – timer til avspasering uten tillegg inneværende måned
   • Tillegg – tillegg til avspasering inneværende måned.
   • Ultimo saldo – utgående saldo før fratrekk av avspaserte timer og timer til utbetaling
   • Avspaserte timer – her kommer avspaserte timer inn om det registreres fravær av typen Avspasering. Disse er alltid i minus
   • Timer til utbetaling – her vises timer trukket for utbetaling som blir registrert i den venstre delen
   • Ultimo saldo avspaseringstimer – denne viser utgående balanse til neste måned ved godkjenning av timelisten
6. Når alt er kvalitetssikret er det viktig å godkjenne timelisten. Det kan gjøres enten på toppen eller i bunnen av siden.

   

7. Hvis du skal godkjenne enkelte dager, er det bare å hake av for dem til venstre for ukedagene. Dagsgodkjenning kan brukes til utbetaling men ikke til saldo. For å overføre saldo til neste måned må du klikke på knappen Godkjenn hele måneden.