Opprette kontrakter

Modulen Kontrakter er aktivert.

Rollene Administrator, HR Super og Leder kan opprette en kontrakter på den ansatte. En kontrakt kan genereres ved opprettelse av ansatt, eller på eksisterende ansatte.

Generering av kontrakter ved registrering av nye ansatte

Kontrakt blir lagt til ved ansettelse. Det betyr at det siste steget i prosessen for registrering av nye ansatte blir å legge til kontrakt på den ansatte.

1. Du har allerede lagt inn personlige opplysninger, nærmeste pårørende og barn og informasjon om lønn og har kommet til det steget hvor man legger til en kontrakt på den nye ansatte. Du velger dato for aktivering av kontrakten og hvilken kontrakt som blir lagt til. I tillegg til dette registrerer du også Ansvarlig leder. Som standard er dette feltet fylt ut med navnet på den brukeren som oppretter kontrakten men man har muligheten til å endre i feltet og registrere en annen bruker. Du gjør dette ved å begynne å skrive navnet i feltet.
   
2. Ved lagring blir du tatt til fanen Kontrakter i den ansattes profil. Kontrakten legger seg i listen. Det er mulig å legge til vedlegg, generere en PDF eller slette kontrakten.
   Dersom funksjonaliteten for godkjenning av kontrakter er i bruk, må man følge en spesiell prosess som involverer flere deltakere: en bruker med rollen HR Super, lederen og den ansatte. I dette tilfellet er PDF'en av kontrakten, som ikke er godkjent, markert med rød overskrift som sier: NB! KONTRAKTEN ER IKKE GODKJENT. Når kontrakten blir godkjent, forsvinner markeringen.
   

Opprette kontrakter i den ansattes profil

Du kan også legge til nye kontrakter på den ansatte i den ansattes profil og fanen Kontrakter. Generering av en ny kontrakt her er tilgjengelig for administrator, leder med tilgang på den ansatte, bruker med rollen HR Super og eventuelt andre egendefinerte roller som har tilgang til funksjonaliteten.

1. Søk opp den ansatte og klikk på lenken Ansatt for å komme til den ansattes profil.
2. På siden Personlig velger du underfanen Kontrakter. Før du kan generere en ny kontrakt, må du velge hvilken type kontrakt som skal opprettes. Er det en helt ny kontrakt som innebærer betydelige endringer i arbeidsforholdet, velger du typen Arbeidskontrakt. Er det små oppdateringer, velger du typen Kontraktsvedlegg.
3. Klikk på knappen Ny kontrakt.
   • Det første feltet viser bare hvilken type kontrakt som er valgt. Feltet er ikke tilgjengelig for redigering.
   • Kontraktsdato - her legger du inn datoen fra når kontrakten skal gjelde
   • Kontraktsmal - velg hvilken mal som skal benyttes. Listen viser alle maler som administrator har gjort tilgjengelig
   • Ansvarlig leder - vises navnet på brukeren som opprettet kontrakten.

     En bruker kan legge til kontrakten på den ansatte, men at en annen bruker skal ha ansvar for denne. For eksempel, administrator genererer kontrakten på den ansatte, men det er lederen som skal laste ned og signere den eller følge opp i prosessen for godkjenning. Brukeren som ligger i feltet får varslinger dersom bedriften har aktivert prosessen for godkjenning av kontrakter.

4. Fyll inn informasjon der det er nødvendig. Innholdet som da blir vist, er fra kontraktsmalen man har valgt. Er kontraktsinnhold låst for redigering, er innholdet ikke synlig ved generering av kontrakter.
   • Kontrakter av type Arbeidskontrakt trenger som vanlig ikke redigering av innholdet. De henter informasjon fra den ansattes profil og firmastruktur ved hjelp av flettefelter (Token). Her bør lederen passe på at informasjonen i den ansattes profil er oppdatert.
   • Kontrakter av type Kontraktsvedlegg er vanligvis laget i en form som krever at lederen legger til en del fritekst.
   • Det er også vanlig at administrator legger til nødvendige instruksen i selve malen.
     
5. Klikk Lagre.

   Ved lagring av kontrakten blir den synlig i listen og kan behandles videre. Nå kan man også laste opp vedlegg, skrive ut PDF av kontrakten eller sende kontrakten til HR for godkjenning, om man har akivert obligatorisk godkjenning.

   
6. Bruker man godkjenning av kontrakter, må HR Super godkjenne kontrakten for at den skal kunne skrives ut til signering uten rød markering. Om kontrakten er sendt til HR Super for godkjenning men ikke godkjent ennå, har man kun mulighet til å laste ned PDF av kontrakten eller slette den. Kontrakten vil i det tilfellet ha status Åpen.
   

   Hvis kontrakten er avslått av HR super, blir statusen oppdatert. Man har da mulighet til å redigere i kontrakten og sende den til godkjenning på nytt.

   
   

   Om det ikke er aktivert godkjenning av kontrakter, når bruker oppretter er ny kontrakt, blir den lagret som utkast. Her har man mulighet til å laste opp vedlegg og ved å klikke på knappen Vedlegg, får man mulighet til å laste opp den signerte kontrakten, eller sette kontrakten til utkast status.

   
   Klikk på Last opp kontrakt, for å laste opp fil.
   

   Man kan kun laste opp .pdf og .jpeg filtyper. Forsøker man feks å laste opp et Word-dokument, blir man varslet om dette. Vær også oppmerksom på det at grensen for opplastede vedlegg er 8MB totalt.

   
   

   Når kontrakt av riktig filtype er lastet opp, har man mulighet kun til å hente ned kontrakt. Vær oppmerksom på at man ikke kan slette en kontrakt som er godkjent og signert av begge parter.
   

7. Knappen Godkjenning til lønn brukes for enkelt godkjenning av arbeidskontrakter eller kontraktsvedlegg for overføring til lønn. En sikkerhetsmelding vises som sier: "Dette vil flagge den ansatte til å være godkjent for overføring til lønn. Vil du fortsette?" Trykk Ja om du vil fortsette.
   
   

   Det er ikke mulig å angre på denne handlingen. Etter godkjenningen forsvinner knappen til en ny kontrakt eller kontraktsvedlegg er lagt til.