Følg

Prosess for registrering av nye ansatte

Registrering ved bruk av nedtrekksmenyen Oppret ansatt er en prosess med flere steg som heter Onboarding. Der fyller man ut nødvendig informasjon om ansatte, arbeidsforhold, pårørende, osv.

Feltene som fylles ut er dynamiske og styres under modul Innstillinger, underfanen Feltadministrasjon og kolonnen Opprett ansatt. Der velger man hvilke felt som skal være aktive i prosessen.

Registreringsknappen må aktiveres under modul Innstillinger, fanen Parameter og seksjonen Annet. Deretter kan det filtreres på roller hvem som skal ha tilgang til knappen.

Registreringsknapp finner du på toppen, under linjen Min konto:



Deretter fyller man ut informasjonsfelt. Feltene er samlet under feltgrupper og tilleggsseksjoner: 

  1. Profilinformasjon
  2. Personlig info
  3. Betalingsinformasjon
  4. Prøveperiode
  5. Nærmeste pårørende
  6. Lønnsinformasjon
  7. Kontrakter

Tips! Alle felter som ikke er nødvendige, kan deaktiveres under Feltadministrasjon. Inaktive felter er ikke synlige i registreringsprosessen. Dette gjelder felter i alle feltgrupper under Feltadministrasjon.

 

1. Profilinformasjon

Disse feltene brukes for grunnleggende opplysninger om ansatte og deres ansettelse, som for eksempel: navn, etternavn, adresse, fødselsdato, kontaktopplysninger, avdelingen den ansatte skal jobbe i, osv.

profilinformasjon.png

OBS! Ved utfylling av feltet fødselsnummer, om bruker forsøker å legge til et fødselsnummer som allerede er registrert på en annen aktiv eller ikke-aktiv ansatt, varsles brukeren om dette. Denne valideringen brukes også ved endring av personnummer. Hvis meldingen dukker opp, kan brukeren velge om å fortsette med registreringen eller endre fødselsnummeret.

f_dselsnummer_varsling.png

OBS! Ved innleggelse av fødselsnummer i prosessen onboarding skal kjønn og fødselsdato genereres automatisk ut i fra dette nummeret.


2. Personlig info

Her legges inn mer personlige informasjoner og arbeidsrelaterte informasjoner, som for eksempel: sivilstatus, statsborgerskap, fastlege/sykemelder, oppholdstillatelse fra/til, arbeidsoppgaver, egenmelding tidligst, maksdato, osv.

 

3. Betalingsinformasjon

Denne feltgruppen samler informasjoner viktige for utbetaling av lønn, som for eksempel: lønnskonto, RTV/YRK ID, tabellnummer, tabelltype osv. Obligatoriske felter står i rødt.

 

Tips! For å få tilgang til denne seksjonen, må man først aktivere den under modulen Innstillinger, fanen Parameter og seksjonen Opprett ved Evolution som masterdata. Huk av for parameter Akriver betalingsinformasjon. Deretter kan man styre felter i denne feltgruppen under Feltadministrasjon.

4. Prøveperiode

Her defineres det om den ansatte skal ha prøvetid eller ikke. Huker man av for "Har prøvetid", blir det automatisk satt datoen i feltet under, som sier når prøvetiden utgår. Systemet teller fra datoen i feltet "Ansatt fra". Standard opsettet på prøvetiden er seks måneder, men dette kan endres under modulen Innstillinger, fanen Oppfølging og underfanen Innstillinger ved å endre verdien i feltet Lendge prøverid (Mnd).



Bruker man arbeidsforhold som master på profilfelter skal systemet se til feltet "Ansatt fra" i arbeidsforoldet. Hvis ikke, ser systemet det feltet i ansattprofilen. Dersom feltet "Ansatt fra" ikke er aktivert under Feltadministrasjon, brukes det dagens dato som utgangspunktet for telling av prøveperioden.

 

5. Nærmeste pårørende

Opplysningene om pårørende og barn legges inn på samme siden i to separate skjemaer.

n_rmeste.png

barn.png

Tips! Om man deaktiverer felt for pårørende og barn i Feltadministrasjon, kommer denne siden ikke opp i registreringsprosess.

6. Lønnsinformasjon

Her velger man hvilken lønnsart som skal settes som hoved lønnsart på den ansatte som blir registrert. For å få frem denne informasjonen må Lønn og eventuelt Lønnstillegg aktiveres under Feltadministrasjon.



Når man velger lønnsarten, får man også legge inn verdien på den. Disse to vises etterpå i siste delen av prosessen, i Kontrakter.


7. Kontrakter

Til slutt havner man i den ansattes profil og fanen Kontrakter. Her knytter man kontrakten til den ansatte man oppretter. Dette er tilgjengelig hvis man bruker Kontrakter. Bruk av denne funksjonaliteten settes i gang etter avtale med våre konsulenter.

Kontraktsmaler styrer man under modulen Innstillinger, fanen Kontrakter og underfanen Maler. Om det finnes flere maler, pass på at du velger riktig kontrakt for den nye ansatte. Her dobeltsjekker man om kontraktstype er korrekt og setter inn ikraftsettelsesdato for kontrakten.

ny_kontrakt.png

OBS! Om den ansvarlige lederen ikke har e-post registrert i profilen, vil denne brukeren ikke bli varslet om sine oppgaver.

kontrakter.png

 


Tips! Om man IKKE bruker funksjonaliteten Kontrakter, er denne siden ikke tilgjengelig for dem. Etter at man har lagret lønnsinformasjon, havner man i den ansattes profil.

Registrering av ansatte er en enkel prosess og man finner alt man trenger på en plass. I tillegg kan hver enkel kunde tilpasse prosessen etter sine behov under fanen Feltadministrasjon.

Tips! Om man ikke er sikker på at alle opplysningene ble lagt inn korrekt, kan man trykke på knappen Tilbake mens man fortsatt er i registreringsprosessen for å dobbeltsjekke det.

 

 

Print Friendly and PDF
Var denne artikkelen nyttig?
0 av 0 syntes dette var nyttig
Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

0 Kommentarer

Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.
Levert av Zendesk