Følg

Registrere en ny ansatt

For å kunne benytte denne funksjonaliteten må den være aktivert i Innstillinger. Deretter kan det filtreres på roller hvem som skal ha tilgang til denne funksjonen.

Feltene som fylles ut er dynamiske og styres under modul Innstillinger->Feltadministrasjon og kolonnen Opprett ansatt. Der velger du hvilke felt som skal være tilgjengelige ved registrering av nye ansatte.

Registrering ved bruk av funksjonen Opprett ansatt er en prosess med flere steg som heter Onboarding. Der fyller du ut nødvendig data om den ansatte, som personlig informasjon, arbeidsforhold, kontrakter, barn og så videre.

  1. Klikk på Opprett ansatt i menyen toppen.
  2. Siden Opprett ansatt åpner seg. Denne siden inneholder ulike kategorier/seksjoner med informasjon. Obligatoriske felter har rød skrift.
    • Profilinformasjon - disse feltene brukes for grunnleggende opplysninger om ansatte og deres ansettelse, som for eksempel: navn, etternavn, adresse, fødselsdato, kontaktopplysninger, avdelingen den ansatte skal jobbe i, og så videre. Om du forsøker å legge til et Fødselsnummer som allerede er registrert på en annen aktiv eller ikke-aktiv ansatt, varsles du om dette. Denne sjekken benyttes også ved endring av personnummer. Hvis meldingen vises opp, kan du velge å fortsette med registreringen eller endre fødselsnummeret. Kjønn og fødselsdato genereres automatisk med utgangspunkt i fødselsnummeret.  osv.
    • Annen informasjon - her legger du inn mer personlige informasjoner og arbeidsrelaterte informasjoner, som for eksempel sivilstatus, statsborgerskap, fastlege/sykemelder, oppholdstillatelse fra/til, arbeidsoppgaver, når egenmelding tidligst kan benyttes
    • Betalingsinformasjon - her legger du informasjon vedrørende utbetaling av lønn, som for eksempel lønnskonto, RTV/YRK ID, tabellnummer, tabelltype og så videre
    • Prøveperiode - her velger du om den ansatte skal ha prøvetid eller ikke. Haker du av for Har prøvetid, blir det automatisk satt dato i feltet Prøvetid utgår.  Denne datoen kalkuleres ved at systemet tar utgangspunkt i datoen i feltet Ansatt fra. Standard oppsett på prøvetiden er seks måneder, men dette kan endres i Innstillinger->Oppfølging->Innstillinger ved å endre verdien i feltet Lengde prøvetid (Mnd). Dersom feltet Ansatt fra ikke er aktivert under Feltadministrasjon, brukes dagens dato som utgangspunktet til å finne sluttdato for prøveperioden. Når arbeidsforholdet benyttes som master på profilfelter skal systemet bruke feltet Ansatt fra i arbeidsforholdet. Hvis ikke, benytter systemet tilsvarende felt i ansattprofilen
  3. Klikk på Lagre og fortsett. Hvis du ønsker å gjøre endringer i foregående steg, klikker du på Tilbake.
  4. Du blir tatt til siden Informasjon om nærmeste pårørende og barn

    Om felt for pårørende og barn er deaktivert i Feltadministrasjon, vil ikke denne siden komme opp i registreringsprosessen.

  5. For å legge til informasjon om nærmeste pårørende klikk på knappen Legg til seksjonen Nærmeste pårørende.
    1. Vinduet Nærmeste pårørende åpner seg.
    2. Legg inn informasjon og klikk på Lagre
  6. For å legge til informasjon om barn klikk på knappen Legg til seksjonen Barn.
    1. Vinduet Barn åpner seg.
    2. Legg inn informasjon og klikk på Lagre.
  7. Klikk på Neste. Du blir tatt til siden Lønn
  8. I seksjonen Lønnsinformasjon velger du hvilken hovedlønnsart som skal gjelde for den ansatte i feltet Lønnsart. For å få frem denne informasjonen må Lønn og eventuelt Lønnstillegg aktiveres under Feltadministrasjon.
  9. Når du velger en lønnsart vises felter som lar deg legge inn verdi og også velge trinn og regulativer. Denne informasjonen vil benyttes i arbeidskontrakten.
  10. Klikk på Lagre og fortsett. Du blir tatt til den ansatte sin profil og siden Ny kontrakt hvis denne modulen er i bruk (bruk av denne modulen settes i gang etter avtale med våre konsulenter). Hvis ikke havner du på siden Ansattprofil.
    • Type - type er automatisk valgt
    • Kontraktsdato - dator for når kontrakten gjelder fra
    • Kontraktsmal - fra listen velger du malen som kontrakten skal bygges på. I tekstboksen Innhold vil du se at informasjon blir lagt til
    • Ansvarlig leder - her velger du den som skal være leder for den ansatte. Begynne å skrive navnet i feltet og klikk på navnet i listen som vises. Om den ansvarlige lederen ikke har e-post registrert i profilen vil du se en melding om dette og at denne brukeren dermed ikke bli varslet om sine oppgaver
    • Type signering - velg om det skal signeres på papir, eller med digital signering (bankId)
  11. Klikk Lagre. Du er nå ferdig med registreringen av den ansatte.
Print Friendly and PDF
Var denne artikkelen nyttig?
0 av 0 syntes dette var nyttig
Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

0 Kommentarer

Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.