Registrere flere arbeidsforhold - når ansatte jobber i flere avdelinger

Hvis en ansatt skal jobbe flere steder og stillingen skal splittes opp i flere deler, defineres dette i seksjonen Arbeidsforhold på siden Profil.

1. Klikk på knappen Legg til.
2. Vinduet Arbeidsforhold åpner seg. Fyll inn nødvendig informasjon som skal definere arbeidsforholdet. Feltene du ser i dette vinduet avhenger av hva som ble valgt i konfigureringen av systemet. Dette gjør du under modulen Innstillinger. Feltene du ser på denne siden administreres fra Feltadministrasjon  Oppfølging og Andre opsjoner.
3. Du må også tenke på ledernes tilgang og hvem som skal bli varslet i hvis den ansatte for eksempel blir syk.
   For å nærmere forklare dette, skal vi bruke eksempel på ansatt A. Hun jobber 60% i Resepsjon, 20% i Logistikk og 20% i Salg. I ansattprofilen hører hun hjemme i avdeling Resepsjon. Om ledere i Logistikk og Salg også skal ha tilgang på denne ansatte må det da opprettes arbeidsforhold i disse avdelingene. Dersom hun blir syk, skal varsling om oppfølging komme til alle tre ledere, men påfølgende oppfølginger skal kun komme til den som sist opprettet en samtale i tiltaket ved langtidsfravær.

Arbeidsforhold som master for profildata:

Det er mulig å aktivere egen funksjonalitet rundt arbeidsforhold. Ved å aktivere dette blir hovedarbeidsforhold master for profildata og hovedrapporten.
Merk! For å benytte arbeidsforhold som master for profildata vil dette måtte aktiveres i databasen.

1. Et arbeidsforhold blir generert automatisk hver gang en ny ansatt blir registrert.
2. Arbeidsforhold er da også master på ansattes status under "Er aktiv". For kunder som skal bruke arbeidsforhold aktivt, betyr det at forskjellene i arbeidsforhold gjenspeiles i profilen.

   For eksempel, dersom en ansatt har ett hovedarbeidsforhold og det legges til dato i feltet "Ansatt til", blir denne ansatte automatisk satt som inaktiv i profilen når denne datoen kommer.

3. Kunder som bruker arbeidsforhold bør også aktivere hvilket arbeidsforhold som er hoved. Feltet Hovedarbeidsforhold aktiveres under modulen Innstillinger, fanen Oppfølging og underfanen Andre opsjoner. Det kan være kun ett hovedarbeidsforhold. Velger du å aktivere dette feltet, er det å hake av for det i vinduet hvor du lager nytt arbeidsforhold.

   Summen på stillingsprosenten i alle aktive arbeidsforhold må ikke være mer enn 100% og delarbeidsforholdene oppdaterer ikke totalprosenten i hovedarbeidsforholdet automatisk.

   

   Likevel kommer det opp advarsel om at summen på stillingsprosent totalt for alle arbeidsforhold til sammen blir over 100.

   
4. Hovedrapport henter statusen for den ansatte fra hovedarbeidsforholdet. Dersom det ikke finnes hovedarbeidsforhold, hentes informasjon fra et tilfeldig aktivt arbeidsforhold. Derfor er det viktig at du alltid aktivere et av dem som hovedarbeidsforhold. Resten av dupliserte felter mellom ansattprofilen og hovedarbeidsforhold, bortsett fra Stillingsprosent, hentes fra arbeidsforhold. På grunn av dette må tilsvarende felter i profilen deaktiveres under Feltadministrasjon, slik at du ikke får doble informasjon i profilen.

   Stillingsprosent blir hentet fra profilen og ikke arbeidsforholdet. Det betyr det at selv om man jobber 60% i en avdeling (hovedarbeidsforhold) og 40% delt opp i to andre avdelinger, skal det stå 100% stilling i rapporten (dersom dette står i profilen) og resten av data som synkroniseres skal være i samsvar med hovedarbeidsforholdet.