Knytte ansatte til en skiftplan

En skiftplan representerer en ansatt sin arbeidsplan. I en bedrift hvor ansatte jobber i skift, benyttes skiftplaner for håndtere dette.

Si at det på en avdeling jobbes i tre skift. Da vil arbeidsplanen på skiftene være forskjellige. For å håndtere dette, må det registreres 3 skiftplaner. La oss kalle dem morgen, ettermiddag og kveld. Deretter må du knytte de ansatte som skal jobbe i skift 1 til denne planen, ansatte som skal jobbe i skift 2 til den planen og så videre.

Er ansatte allerede knyttet til en skiftplan må du først fjerne den ansatte fra den  nåværende skiftplanen og så knytte den ansatte til den nye skiftplanen. Én ansatt kan kun være knyttet til én skiftplan av gangen. 

Er det allerede generert en arbeidsplan basert på den gamle i den perioden den nye skal gjelde fra, vil denne overskrives når du generer den nye skiftplanen.

1. Hold musepekeren over menyikonet Planlegging i hovedmenyen og klikk på menypunktet Skiftplan i undermenyen som vises.
2. Siden Skiftplaner åpner seg. En liste over de skiftplanene som er registrert i systemet vises. Klikk på knappen Oversikt på den skiftplanen du ønsker å knytte ansatte til.
3. En side med flere faner åpner seg. Fanen Oversikt er automatisk valgt. Her vil du se navn på de ansatte som eventuelt allerede er knyttet til planen.
4. Klikk på fanen Ansatte. I søkefeltet taster du inn navnet på en avdeling og klikk på knappen Søk. En liste med ansatte som ikke er knyttet til noen skiftplan vises. Klikk i boksen foran navnet på den/de ansatte som skal knyttes til skiftplanen. Klikk på knappen Legg til ansatte for å knytte dem til planen. Du vil se at de ansatte nå ligger i listen til høyre.
5. For å generere planen, klikk på fanen Generer skiftplan. En melding vises som informerer deg om at ansatte har blitt lagt til planen og om du ønsker å generere plan for disse. 

   Hvis du tidligere klikket på denne fanen, men så valgte å gå ut av denne siden uten å gjøre et valg, vil ikke denne meldingen vises neste gang du åpner denne fanen. Da vises istedet kalenderen med en gang (steg 9). 

   Hvis du ønsker å generere planen for alle ansatte du la til, klikk Ja. Hvis du for eksempel for øyeblikket kun ønsker å generere planen for noen av de du la til, klikker du Nei. I dette eksempelet ønsker vi å kun generer planen for én av de ansatte som ble lagt til, så vi klikker Nei.
6. I begge tilfeller vil en kalender vises hvor du spesifiserer perioden planen skal gjelde for. Først velger du datoen planen skal starte fra ved å klikke på den - dato med grønn farge. En ny kalender vises hvor datoene har rød farge, datoen representerer til hvilken dato planen skal gjelde til. Klikk på datoen for å velge sluttdato.
7. Siden hvor du velger for hvilke ansatte planen skal genereres for åpner seg.
   • Generer for - her klikker du på pilen på feltet for velge hvem denne planen skal genereres for.
     • Alle - vil generere plan på alle ansatte knyttet til planen
     • Alle uten plan - vil generer plan for ansatte hvor planen ikke er generert
     • Ansattnavn - velg en ansatt for kun å generere planen for denne ansatte
   • Ikke inkluder plantid på bevegelige helligdager - planen blir da ikke generert for dager som i systemet er definert som helligdager
8. Klikk på knappen Generer. Arbeidsplanen er nå generert for den/de ansatte du valgte.

   Vær oppmerksom på at det må kjøres nattlig jobb for å kunne se endringene i kalenderen i ansattprofil. Det vil si at det er mulig å se de endringene først dagen etter at planen er generert.