Lage en samling av arbeidsplaner for én gruppe

Forhåndsbetingelser! En global ansattgruppe må være definert skal flere enn én bruker planlegge for gruppen. Det er administrator som oppretter den globale gruppen.

En samling av arbeidsplaner lar deg lage ulike arbeidsplaner for en gruppe ansatte samtidig i samme periode.

Se for deg at du har en produksjonsavdeling hvor det jobbes i 3 skift. Med en plansamling kan du planlegge de ulike planene for hele avdelingen samtidig - hvem som skal jobbe morgen, ettermiddag og kveld.

1. Klikk på modulikonet Planlegging i hovedmenyen.
2. Hjemsiden til modulen åpner seg. Denne siden består av flere deler.
3. Under seksjonen Samling av planer søker du opp gruppen, eller du kan opprette en ny privat gruppe.
4. Klikk på Plantid ved siden av gruppen. Om det ikke finnes noe plansamlinger der, kan du enkelt legge til én.
5. Du kan velge blant eksisterende samlinger i listefeltet Samling av planer eller lage en ny samling ved å klikke på knappen Ny samling.
6. Ved å klikke på Ny samling åpnes det et nytt vindu hvor du fyller inn detaljer om samlingen.
   • Navn - gi navn på samlingen
   • Uker - hvor mange uker samlingen skal strekke seg over, for eksempel 3 uker. Det vil si at samlingen lar deg planlegge for 3 uker av gangen. Når planen senere genereres for ansatte vil den vise planen for 3 uker i kalenderen. Hvis planen skal gjelde i si to måneder, repeteres arbeidsplanen tilsvarende
   • Bruk samling - hvis den nye samling skal baseres på en eksisterende samling, velger du denne fra listefeltet
7. Klikk på knappen Ok for å opprette samlingen.
8. Etter opprettelse av ny plansamling, definerer du arbeidsplanen til hver ansatt i gruppen.
   Merk! Planen begynner på dag 1. Men behøver ikke nødvendigvis være en mandag selv om dag 6 og 7 i rødt indikerer at det er helg.
9. Du kan dra og droppe tidsskjema fra Beregningsskjema(tidsskjema/døgnplan) for å velge hvordan den ansatte skal jobbe dag for dag eller du kan dra og droppe en Skiftplan (ukeplaner) for å sette opp arbeidsplan for hele uker av gangen
10. For å generere arbeidsplanene, går du tilbake til hjemsiden til Planlegging. Gå til seksjonen Samling av planer og klikk på knappen Generer. En liste med plansamlinger vises. Klikk på den plansamlingen du som skal genereres. Vær oppmerksom på at denne knappen ikke er tilgjengelig dersom Plantid ikke er definert.
11. Et vindu åpner seg.
    
    Velg perioden planen skal gjelde - fra og til. Du setter hake for om plantiden skal inkludere Bevegelige helligdager eller ikke. Du kan velge å generere planen for alle ansatte i gruppen eller én bestemt ansatt. Da vises et felt hvor du må skrive inn navnet til den ansatte. Husk at du alltid generer fra dag 1 i samlingen. Dermed er det viktig å tenke på om den er bygd opp fra en bestemt mandag.
12. Klikk Ok for å generere arbeidsplanen for de ansatte.
13. Du får oversikt over arbeidsplanen på én enkelt ansatte ved å åpne Kalenderen og underfanen Arbeidsplan. For å få en gruppeoversikt for genererte plansamlinger, finner du dette under Detaljert Plan.