Følg

Introduksjon til modulen Omstilling

Modulen Omstilling benyttes i de tilfeller der en bedrift har behov for nedbemanning i forbindelse med nedskalering, reorganisering eller flytting av lokasjoner.

En viktig hovedfaktor for å sikre en god gjennomføring i nedbemanningsprosessen, er å involvere ledelse, de sentrale og lokale tillitsvalgte og etter hvert den ansatte selv.

Målsetning

  • Kvalitet - gjennom god planlegging og involvering av ledelsen og de tillitsvalgte vil en nedbemanningsprosess kunne gjennomføres effektivt og grundig og sørge for at riktige personer, basert på objektive utvelgelseskriterier, blir valgt ut
  • Omdømme - ved å sikre god kvalitet i nedbemanningsprosess vil en i større grad unngå konflikter, og de ansatte vil være fornøyd med prosessen selv om de ikke er fornøyd med å miste jobben. Dermed er sannsynlighet større for at de omtaler virksomheten positivt
  • Reansettelse - en god prosess vil øke sjansen for at verdifull kompetanse vil være interessert i å komme tilbake når situasjonen/markedet snur 
  • Tillit - en god prosess vil sørge for trygghet og at arbeidsmiljøet ikke påvirkes negativt for de som ikke omstilles
  • Kontinuitet -Sikre et organisasjonen som er under omstilling fortsetter å fungere som normalt i omstillingsperioden og at resterende organisasjon fungerer optimalt med rette ressurser
  • Kostnadskontroll - styring og kontroll på utgifter i organisasjonen ved omstilling
  • Effektivitet -Ved at ansatte involveres og aktiviseres blir ikke oppsigelsesperioder, eller sluttpakker en sovepute, og de ansatte får hjelp til å komme i gang med fremtiden.

Hovedavtale

Det er anbefalt at virksomheten inngår en generell hovedavtale for omstilling med sentral ledelse, de hovedtillitsvalgte og personalstøtte. Avtalen legger rammer for hvordan en slik prosess skal foregå og hvilke budsjettrammer det er for dette. Når en slik avtale foreligger er det klart for alle hvordan prosessene og rammene er. Dermed er det raskere å komme i gang når behovet for omstilling oppstår sentralt eller lokalt.

  • Ligger på konsern/hovednivå - Avtalen bør være generell for en organisasjon der toppledelse og hovedtillitsvalgte deltar. Avtalen forvaltes og administreres av Personalstøtte/HR
  • Fokus på generell målsetning -God omdømme, reansettelser og så videre
  • Enighet om prosess og kostnadsrammer -F.eks. maks kost på kurspakker sentral, lokalt, individuelt, sluttpakker, maks tidsfrister, prioriterte grupper/områder som må skjermes (alder, gravide, generell omstillingsevne og så videre)
  • Enighet om mulige generelle tiltak -Kan være privatøkonomisk rådgivning, økonomisk bistand til omskolering, hospitering, Pakker med kostnader og reiseutgifter, pc, mobilitetsfremmende tiltak som for eksempel reiseutgifter, flexiordninger, bostøtte, flyttekostander, slutt/startpakker, oppstart av egen virksomhet

Arbeidsmetodikk
mceclip0.png

Styringsgruppe

Om et behov for omstilling oppstår er det anbefalt å opprette en Styringsgruppe. Styringsgrupper etableres av personalstøtte og bør bestå av sentral/lokal ledelse, sentrale/lokale Tillitsvalgte og personalstøtte/HR. For å øke tilliten til prosessen er det også anbefalt at det er en slik styringsgruppe som avgjør hvilke deler av organisasjonen og hvilke ansatte lokalt som skal omstilles, først sentralt og deretter lokalt. Styringsgruppen har rammer og avgjørende myndighet. De må derfor i samarbeid med HR foreta en generell kartlegging av kompetansebehov, tilgjengelige stillinger og kostnadsbilde i forkant.

  • Etableres av HR -Personalstøtte etablerer og driver opplæring av styringsgruppe
  • Sentral styringsgruppe drøfter -Bakgrunn, Begrunnelser, Årsverksbehov og kompetansebehov i deler av organisasjonen
  • Lokal styringsgruppe drøfter -Dokumentasjon, Begrunnelser, Årsverk, Fremdriftsplaner og funksjon/stillingsbehov lokalt
  •  Styringsgruppe gjør en innstilling -Styringsgrupper gjør en innstilling og tar siste drøftelser med Personalstøtte og tillitsvalgte
  • Styringsgruppe avgjør endelig -Styringsgruppe har endelig beslutningsmyndighet på hvilke som blir overtallige
  • Når vedtak er fattet overtar HR -Når utvelgelse er foretatt overtar personalstøtte og kjører prosessen videre. Dette sikrer at ansatte kan være trygge i dialogen med HR som en uavhengig part
  • Faste møter -For å sikre fremdrift etableres det faste tidspunkter for møter med oppfølging og tiltak, behandling av søknader, rapportering, oppfølging av personalstøtte/jobbsenter og kontinuerlig oppfølging av statusen på den enkelte

Personalstøtte

HR og Personalstøtte sin rolle blir å bistå styringsgruppa, kvalitetssikre at de rette individene er valgt ut basert på objektive kriterier, kjøre konfidensielle personlige kartleggingssamtaler og gjennomføre selve omstillingsprosessen fremover, i samarbeid med sentrale og lokale styringsgrupper.

  • HR forvalter avtale -Styringsgruppe har endelig beslutningsmyndighet på hvilke som blir overtallige
  • Etablerer og lærer opp styringsgrupper -Personalstøtte tar initiativ til fremdrift i omstillingsprosessen, etablerer og lærer opp styringsgruppe(r)
  • Kjører omstillingsprosess - Deltar i styringsgruppe, bistår enheter og ansatte i prosessen, sørger for lik praktisering etter avtalen, lærer opp styringsgrupper og jobbsentre, lærer opp i bruk av verktøy, kjører kartleggings- og oppfølgingssamtaler, ansvarlig for gjennomføring av økonomisk rådgivning, personlige utviklingskurs, seniorkurs med ledsager for 60+, samarbeid med NAV, etablering av kursaktiviteter, personlig oppfølging  og rådgivning osv.

Jobbsenter

Dersom det er en stor organisasjon og HR har mange personer å omstille samtidig kan de også delegere deler av omstillingen til et service-team/jobbsenter. Dette teamet kan ikke få innsyn i kartlegging, men kan gjøre praktiske tiltak i prosessen. For eksempel å til med utarbeiding av CV, kurs, føring av bilag, gi informasjon og praktisk bistand.

  • Jobbsenter som servicekontor -Jobbsenteret styres av HR og inngår i personalstøtte som et servicekontor for de som er overtallige
  • Registrerer tiltak-Legger inn kurs, avtaler, kostnader i Omstillingsmodulen osv.
  • Mottar søknader -mottar søknader og tar disse til styringsgruppe for behandling
  • Bistår med CV -Bistår medarbeider med utarbeidelse av CV osv.
  • Har ikke innsyn i kartlegging -Skal bistå med service men ikke kjenner til personlig samtaler fra kartleggingen

Dette er bare en anbefaling. Men i hvilken grad en organisasjon etablerer en avtale, styringsgrupper og jobbesenter sentralt eller lokalt kommer an på størrelse, styring og økonomi.

Modulen Omstilling hjelper deg i denne prosessen. Med å dokumentere alle kartleggingssamtaler, oppgaver og tiltak og kostnader på ansatte som er i omstilling. Og å rapportere statuser til eventuelle styringsgrupper og HR.

Kartleggingssamtaler gjennomføres med hver ansatt som er i omstilling. Det er kun et utvalg personer i Personalstøtte som skal ha tilgang til kartlegging. Hovedformålet med kartleggingssamtalene er å hjelpe den ansatte i gang med omstillingen og gi praktisk råd og veiledning på veien. Disse samtalene utføres av HR som vil kartlegge og dokumentere hvordan den ansatte opplever omstillingen (psykologisk, økonomisk og så videre), om mottatt dokumentasjon vedrørende omstillingen er lest av den ansatte, kompetanse er kartlagt, bistand gitt og så videre. 
HR kan også i enkelte tilfeller på bakgrunn av samtalene vurdere at omstillingen av den ansatte muligens er feilaktig, med utgangspunkt i utvelgelseskriteriene eller sosiale forhold, og legge dette frem for de med ansvar for utvelgelsen. For eksempel kan den ansatte ha mer kompetanse enn en annen i samme stilling, som ikke er i omstilling, eller den ansatte er eneforsørger med sykt barn som trenger ekstra oppfølging.

Typisk har man minst 2 kartleggingssamtaler. Den første for å få oversikt og stake ut en kurs. Den andre for å gi bistand i fremdrift og komme frem til en løsning. Her er ansatte ofte i krise, og trenger støtte, råd og praktisk bistand underveis.

I tilknytning til kartleggingssamtalene kan det registreres oppgaver til personalstøtte, og frister på disse. Disse fristene vises på Hjem-siden til modulen. Oppgavene er gruppert i forhold til dato på fristen som ble registrert på oppgaven. Dette gjør det enkelt å følge opp saker.

I tillegg til kartleggingssamtalene vil det være brukere som på vegne av personalstøtte skal registrere hvilken støtte og veiledning de ansatte har fått i prosessen. For eksempel vil de typisk bistå og dokumentere hvilken hjelp de ansatte har fått, for eksempel med å skrive jobbsøknad, CV, registrere kursønsker, registrere kurs, registrere jobber den ansatte har søkt på, om den ansatte ble innkalt til intervju og så videre.

Resultatene av kartleggingene og tiltakene vises i omstillingsdata med et øyeblikksbilde av situasjonen pr gruppe overtallige i menyen Ansatt. Dette blir benyttet til løpende rapportering til Styringsgruppe og ledelse.

Det er også mulig å kartlegge kostnadene slike tiltak utgjør. Dermed kan man følge et budsjett for omstillingen per ansatt eller per gruppe. Slike kostander kan være kurs, ny pc eller etterlønn.

Saksgangen ender med at omstillingen får en løsning for den ansatte med råd til arbeidssøking, internt omplassering, ekstern (overføing til NAV eller lignende) på Ansatt menyen eller i Omstillingsdata i ansattprofilen.

Print Friendly and PDF
Var denne artikkelen nyttig?
1 av 1 syntes dette var nyttig
Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

0 Kommentarer

Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.