Hvordan komme i gang med modulen Omstilling

Avklar prosessen og aktørene

Undersøk om kunden har opprettet en hovedavtale eller mal for hvordan omstillingen skal foregå.

Har personalstøtte etablert en styringsgruppe med ledelse og tillitsvalgte? Etter beslutning lokalt, er de plasstillitsvalgte involvert? Er de kjent med avtaler, arbeidsmetodikk og verktøy?

Skal personer i styringsgruppen ha tilgang til rapportering i menyen ansatte eller rapporter? Eller skal HR legge frem dette for gruppen selv? Hvem i HR skal fungere som personalstøtte og gjennomføre de konfidensielle kartleggingssamtalene? Skal Personalstøtte/HR opprette og støtte seg på et Jobb-/Servicesenter for avlastning til praktisk bistand, sentralt eller lokalt? Er det fastlagt møter mellom styringsgruppe og HR?
Har styringsgruppen kartlagt organisasjonen, stillinger og kompetanse og vurdert disse opp i mot utvelgelse, før man bestemmer hvilke deler av organisasjon, og bestemte ansatte som defineres som overtallige? For eksempel gjennom kartlegging av organisasjonsstruktur, Stillingsbetegnelser og utfylling av CV`er i modulen Kompetanse. Alternativt kan det også foretas spørreundersøkelse i QA-modulen.

Opprette rolle

Det må opprettes en egen rolle for brukere som skal ha tilgang til modulen Omstilling. Fortrinnsvis så gjelder det bruker som jobber i Personalstøtte/HR eller på deres vegne i et jobbsenter eller medlemmer av styringsgrupper.

Knytte rolle til brukere

Deretter bestemmer du hvilke brukere som skal ha denne rollen, og legger inn rollen på brukeren. Typisk gis denne rollen til personer: 

• I Personalstøtte/HR som skal kjøre personlig kartlegging og gjennomføre omstillingen
• I Jobb-/Servicesenter som er underlagt HR og skal bistå med praktiske oppgaver sentralt eller lokalt
• I styringsgruppe(r) sentralt eller lokalt som skal beslutte hvem som er overtallige, følge opp deres status og fremdrift til løsning, og godkjenne tiltak og søknader.
• I noen tilfeller i Lønningsavdeling for føring av bilag og søknader

Omstillingsgrupper

Omstillingsgrupper benyttes for å gruppere hvilke ansatte i hvilken del(er) av konsernet som berøres av omstillingen og blir definert som overtallig. Det kan være sentrale omstillingsgrupper eller undergrupper på lokalt nivå. Disse gruppene erstatter tilgang via den vanlige organisasjonsstrukturen.

For å få tilgang til ansatte i omstilling må brukerne, når de har fått tildelt rollen, få tilgang til relevant omstillingsgruppe(r) (denne fanen er ikke synlig på bruker før vedkommende har fått tildelt rollen). 

Ansvarlige personer

Flere brukere er involvert i en omstillingsprosess, hvor noen få vil ha ansvaret for kartleggingen av de ansatte, mens andre kun har ansvar for å hjelpe de ansatte med kurssøking, jobbsøking og så videre.

For å få tilgang til kartlegging av de ansatte, må brukeren være lagt inn som ansvarlig person. 

Ansvarlige personer er utvalgte brukere i Personalstøtte/HR. Disse har konfidensielle samtaler med den enkelte overtallige.

Hvem som legges inn som ansvarlig person skal praktiseres strengt og kun gis til svært begrenset brukergruppe, da disse vil ha tilgang til data av særlig privat karakter i samtalene og møter ansatte i krisesituasjon.