Registrere avvik

Avviksregistrering brukes for registering av alle kvalitetsavvik alt som faller utenfor standard eller vanlig arbeidssituasjon. Dette kan inneholde alt fra produksjonsavvik, kundeklager eller forbedringer og liknende.

Ansatte kan også legge til avvik i ansattportalen til modul Avvik.

1. Klikk på menypunktet Avvikshåndtering i hovedmenyen eller velg Hjem i undermenyen.
2. Klikk på Legg til nytt avvik. Du må fylle ut all nødvendige informasjon for å kunne registrere avvik. Først skriver man inn
   • Eksternt saksnummer - finnes det et ekstern nummer skriver du inn dette her
   • Dato (obligatorisk) - dato avviket fant sted
   • Tid - tidspunktet det ble oppdaget, hvis du vet dette
   • Avdeling - avdelingen du er registrert i legges inn automatisk, men hvis det skjedde i en annen avdeling kan du enten klikke på struktur-ikonet for å velge avdelingen eller begynne å skrive inn navnet og velge det fra listen som vises
   • Tittel (obligatorisk) - her gir du en kort beskrivende tekst om avviket
   • Saksbehandler - dette feltet er kun synlig for administrator og de som er lagt inn som saksbehandler. Hvis man ikke vet hvem saksbehandler er, kan dette bli lagt til senere. Saksbehandler har definert tilgang i avdelingsstrukturen ut i fra hvilken tilgang den tilknyttede brukeren har. Dette er igjen tilknyttet hvem som får varslinger.
   • Alvorlighet (obligatorisk) - her velger du alvorlighetsgraden på avviket. Gradene av alvorlighet på en hendelse er representert med hver sin farge hvor Mindre alvorlig vises som  grønn, Alvorlig med oransje og Kritisk med rød 
   • Status - dette er kun synlig for administrator og de som er lagt inn som saksbehandlere. Statusen som velges her avgjør i hvilken underfane på hjemsiden saken legger seg.
     • Registrert - velg denne statusen når saken er registrert
     • Under behandling - saksbehandler velger denne statusen når saken er tatt tak i
     • Avventer informasjon - saksbehandler velger denne hvis det trengs mer informasjon. Du ser da tekstboksen Kommentar, hvor du for eksempel kan legge inn tekst om hva du venter på av informasjon
     • Ferdige - saksbehandler velger denne når han/hun anser saken som ferdigbehandlet, det vil si at alt av nødvendig informasjon og tiltak er registrert i saken
     • Avsluttet - saksbehandler velger denne når alle tiltak i en sak er gjennomført. Feltet Dato vises, hvor datoen for når saken ble avsluttet må legges inn
     • Avvist - saksbehandler velger denne når saken ikke trenger oppfølging/behandling
   • Beskrivelse (obligatorisk) - her skriver du inn mer detaljert hva avviket går ut på
   • Avvik - her velger du hvilken kategori/type avvik det her er snakk om. Det er mulig å velge flere
   • Legg til fil - ved å klikke på knappen kan du legge ved dokumentasjon
   • Følg registrering - hvis du velger Ja, mottar du varsel hver gang det blir gjort en oppdatering på saken. Hvis du ikke ønsker å motta varsler velger du Nei
   • Registrer anonymt - hvis du ikke ønsker at det skal være mulig å se at det var du som registrerte avviket, kan du velge alternativet Ja, hvis du ikke ønsker å være anonym, velger du Nei
3. Klikk på knappen Lagre.

   Avhengig av Status blir det plassert i tilsvarende fane på hjemsiden. Alvorlighet bestemmer hvilken farge som vises på avviket. Dersom status er Mindre alvorlig, er fargen grønn, Alvorlig er fargen oransje, Kritisk er fargen rød.

   

   Det kommer også et varsel til nærmeste saksbehandler som informerer om at et nytt tiltak er opprettet. Kun saksbehandlere får varselet. 

   Dette varselet vil inneholde en lenke til saksbehandlerens oversikt over åpne saker. Du kan da bruke filter for å finne selve saken ved å taste inn saksnummer i seksjonen Vis ved å taste inn saksnummeret og deretter Filtrer.

   Øverst på siden vil du se meldingen - Avviks filter er aktivert.

   

   Ønsker du oversikt over alle saker igjen, trykker man på knappen Tilbakestill.