Godkjenning av endringer i ansattprofilen

Godkjenning av endringer i profilfelter, gir bedriften bedre oversikt og kontroll på ansattdata.

Selve prosessen blir et nært samarbeid mellom Leder og HR Super. Lederen gjør endringer i en ansattprofil og HR Super må godkjenne endringen før den ansatte sin profil blir oppdatert.

Når Leder gjør en endring i profilen vil HR Super motta en epost som varsler om at endring er gjort i en ansatt sin profil. HR Super vil da måtte behandle forespørselen og enten godkjenne, be om endring eller avslå endringsforespørselen.

1. Klikk på menyikonet Oppfølging i hovedmenyen. Hjemsiden til Oppfølging åpner seg.
2. Gå til seksjonen HR Informasjon og klikk på fanen Profilendringer og underfanen Nye endringer.
   
3. For å behandle en endringsforespørsel klikker du på knappen Vis. Siden Bekreft endringer åpner seg. Hvis det er flere endringer registrert i en forespørsel ligger de i liste. For hvert felt ser du hva den gamle og den nye verdien er, status på endringen og når endring er planlagt gjennomført  Endringsstatus på forespørselen, når du først behandler den, er Avventer.

   Ved godkjenning av profilendringer, hvor det er registrert flere endringer på samme felt som kan være i konflikt med hverandre, vises en beskjed som informerer deg om dette.
   

   For å se detaljer om konflikten klikker du på lenken og du kommer til den ansatte sin Endringslogg. Fanen Endringer i profil åpnes automatisk. Her ser du de ulike endringene for samme felt. Du fjerner alternativet du ikke ønsker ved å klikke på slette-ikonet.

4. Hvis godkjennelsen av endringene ikke krever at ny kontrakt må opprettes, haker du av alternativet Endring krever IKKE ny kontrakt eller addendum. Deretter velger du enten å godkjenne endringen ved å velge alternativet Godkjenn og gå til ansattes profil, eller du kan avslå endringen ved å velge alternativet Send tilbake til leder med kommentar. Du legger til en kommentar i tekstboksen Kommentar.
   
5. Klikk Send. Når du velger Godkjenn og gå til den ansattes profil, vil ansattprofilen oppdateres med de nye verdiene (eller hvis endringsdatoen er frem i tid vil oppdateringen skje på den datoen). Endringer av feltverdier som er godkjent vil i den ansatte sin endringslogg være 'grået' ut. Leder vil motta en epost som varsler om at endringene ble godkjent. Tilbake på siden Oppfølging, i seksjonen HR Informasjon, vil du se at forespørselen nå ligger i fanen Behandlede endringer.
6. Hvis du avslår endringsforespørselen, vil lederen motta en epost som varsler om at endringsforespørselen ble avslått. I varslingen ligger også kommentaren om hvorfor endringsforespørselen ble avslått. Som eksempel behandler du en endringsforespørsel hvor leder har gjort endring i feltet Ansattnummer. Etter at lederen har registrert ny endring, gjentas prosessen for godkjenning.
   
7. Som HR Super velger du opsjonen Send tilbake til leder med kommentar, legger til forklaring og klikk på Send.
   
8. Forespørselen ligger nå i fanen Under behandling og status er endret til Returnert, Åpner du forespørselen vil du se at Endringsstatus er Trenger tilbakemelding.
9. Lederen får varsling på at endringen er returnert og trykker på lenken som kommer med den. Lenken styrer ham/henne direkte til siden Ny endring (i endringsloggen til den ansatte). Der kan lederen endre verdien i feltet Ansattnummer fra 011 til 015 og lagre endringen.
10. Som HR Super mottar du en epost som varsler om at endring er gjort. Den redigerte endringen ligger fortsatt under fanen Under behandling, men har nå fått status Omregistrert.
    
11. For å godkjenne forespørselen, klikk på knappen Vis og følg stegene 4 - 5.

Alle felter med registrerte endringer som venter på godkjenning, eller som er godkjent men endringen skal først skje fremover i tid, har en liten rød kalender ved siden av seg i den ansattes profil. Feltet Avdeling venter på gjennomføringsdato som er satt å være i fremtiden. For å se status rundt feltendringen klikker du på kalenderen. Et vindu åpner seg hvor du ser om  endringen er godkjent eller ikke.