Følg

Godkjenning av endringrer av data i profilfelter

Godkjenning av endringer i profilfelter, gir bedriften bedre oversikt og kontroll på ansattdata. Vil man bruke denne funksjonaliteten, er det fire ting man må først tenke på:

  1. Aktivere parameteren Bruk godkjenning for profilfelter under modulen Innstillinger, fanen Oppfølging og underfanen Innstillinger.
  2. Deretter styre på hvilke felter som skal kreve godkjenning under Feltadministrasjon. Det aktiveres etter behov på noen få felter eller på alle aktive felter.
  3. Det tredje man må passe på er at rollen HR Super er riktig opprettet og tildelt en bruker.
  4. Til slutt passe på at varslingsabonnementet til brukere med rollene HR Super og Leder er satt opp riktig.

Når dette er gjort, er systemet klart for gjennomføring av prosessen for godkjenning av endringer av data i profilfelter.

Selve prosessen blir et nært samarbeid mellom Leder og HR Super. Lederen registrerer en endring og HR Super godkjenner den før systemet utfører endringen og gjøre den synlig i den ansattes profil.

 

1. Lederen søker opp den ansatte og trykker på lenken Ansatt som fører lederen til den ansattes profil.

ansatt.png

2. Deretter trykker lederen på Ny endring og registrerer endringen.

ny.png

Som eksempel skal vi endre på den ansattes adresse.

adresse.png

3. Hvis varslingsabonnementet til HR Super er satt opp riktig, kommer det en varsling på registrert endring. Endringen blir synlig i avsnittet HR Informasjon under fanen Profilendringer og underfanen Nye endringer.

ny_og_bedre.png

4. Hvis HR Super vil se hvilken endring som er registrert, trykker han/hun på knappen Vis og havner på siden hvor endringen kan godkjennes eller avslåss. Hvis det er flere endringer registrert i en registrering, ligger de alle i lista. Endringer på felter som krever godkjenning har status Avventer.

vis.png

Man finner informasjon på hvilket felt som endring er registrert på, hva den gamle og den nye verdien er, status på endringen og når endring kommer til å gjennomføres. I nedtrekksmenyen under velger man om endringen skal godkjennes eller avslåss.

valg.png

5. Velger man Godkjenn og gå til den ansattes profil, havner endringen i fanen Behandlede endringer i HR Informasjon.

behandlede.png

Denne blir også synlig i den ansattes profil under Personlig og Profil.

profil.png

Og så blir den synlig i fanen Endringer i den ansattes profil.

endringer.png

6. Hvis endringen er avslått, blir lederen varslet på det. I varslingen ligger også kommentaren fra HR Super som ble lagt til ved avvisningen. Som eksempel skal vi prøve å endre på verdien i feltet Ansattnummer

ansattnummer.png

Etter at lederen har registrert ny endring, gjentas prosessen for godkjenning.

7. Som HR Super velger vi opsjonen Send tilbake til leder med kommentar, legger til forklaring og trykker Send.

avsl_tt.png

8. Endringen får ny endringsstatus hos HR Super - Trenger tilbakemelding,

status.png

og havner i fanen Under behandling med status Returnert.

returnert.png

9. Lederen får varsling på at endringen er returnert og trykker på lenken som kommer med den. Lenken styrer ham/henne direkte til siden Ny endring. Der kan lederen rette på den nye verdien i feltet Ansattnummer fra 011 til 015 og lagre endringen.

ansattnummer2.png

10. Den redigerte endringen ligger fortsatt under fanen Under behandling, men har nå fått status Omregistrert.

omregistrert.png

HR Super trykker på knappen Vis og godkjenner endringen som forklart tidligere.

11. Alle felter med registrerte endringer som venter på godkjenning, samt fremtidige endringer av data i felter, har en liten rød kalender ved siden feltverdier i den ansattes profil. Feltet Avdeling venter på gjennomføringsdato som er satt å være i fremtida.

fremtidig.png

Ved å trykke på kalenderen, får lederen se status på endringen. Her viser statusen at endringen er godkjent.

status2.png

Tips! Godkjente planlagte endringer venter på gjennomføringsdato før de blir synlige i den ansattes profil.

12. Endringer av data kan også slettes av Administrator, HR Super og leder med tilgang på den ansatte. I det tilfellet kommer det varsling til lederen dersom han/hun er abonnert på den.

 

 

 

Print Friendly and PDF
Var denne artikkelen nyttig?
0 av 0 syntes dette var nyttig
Har du flere spørsmål? Send oss en henvendelse

0 Kommentarer

Logg på hvis du vil legge inn en kommentar.
Levert av Zendesk