Registrere sykmelding manuelt og automatisk legge fraværet inn i kalenderen

Hvis gradert sykmelding er 50% vil dette fordeles jevnt på uken, det vil si 3,75 timer per dag (hvis 100% stilling). 

Selv hvis innstillingen for import av digitale sykmeldinger er aktivert, må noen sykemeldinger alltid registreres manuelt, dette gjelder for eksempel sykmeldinger skrevet ut på sykehus.

Når du manuelt registrerer sykemeldingen kan du legge dette fraværet inn i kalenderen. Du vil se en melding som informerer om at fraværet vil legges inn i kalenderen om mulig, og du bekrefter dette.

Hvis det allerede er registrert fravær i kalenderen, i perioden sykemeldingen gjelder for, vil en melding vises. Meldingen som vises kommer an på om det registrerte fraværet er egen sykdom eller ikke (alt  fravær som ikke er egen sykdom):

• Fraværet som er av typen egen sykdom - meldingen informerer om at det ligger et fravær i kalenderen og om du vil at dette skal overskrives
• Fraværet som ikke er egen sykdom -  meldingen informerer om at det ligger et fravær i kalenderen som er i konflikt med fraværet i sykemeldingen. Meldingen viser hvilke fravær i kalenderen som forårsaker konflikten. Disse må du fjerne fra kalenderen, før du kan legge fraværet fra sykemeldingen inn i kalenderen

Eksempel på scenario hvor fraværet fra sykmeldingen vil kunne registreres i kalender 

Eksempel 1 - Det er registrert ferie i perioden sykmeldingen gjelder for

Når det er registrert ferie på dager som sykemeldingen gjelder for, vil fraværet fra sykemeldingen registreres i tillegg til ferien. Du må selv gå inn å rydde opp og fjerne ferien hvis denne skal fjernes. Dette gjør du på siden Godkjenning hvor du da avslår feriefraværet. Det er viktig at du ikke benytter funksjonaliteten Fjern fravær da dette vil fjerne begge fraværene fra kalenderen i perioden du velger (skulle dette skje er det bare å velge handlingen Legg til fravær på sykemeldingen).

Eksempel 2 - Fraværet fra 100% sykmelding kan legges i kalender når det allerede er registrert eget sykefravær i samme periode som sykemelding gjelder for

Når det i deler, eller hele perioden sykemeldingen gjelder for, er registrert fravær av typene Egenmelding, Sykemelding, Syk uten lønn og Gradert sykemelding kan disse fraværende bli overskrevet med fraværet fra sykemeldingen. En melding vises som gir deg valget om å overskrive fraværet.

Eksempel 3 - Fraværet fra 50% sykmelding kan legges i kalender hvis det ligger annet fravær en egen sykdom på maks 50% i perioden sykmeldingen gjelder for

Når det i deler, eller hele perioden sykemeldingen gjelder for, er registrert eget sykefravær, vil dette overskrives uansett prosenten på det registrerte sykefraværet.

Er det på én, eller flere dager registrert annet fravær (for eksempel Permisjon) som er på 50% eller lavere, vil fraværet fra sykmeldingen komme i tillegg på disse dagene. Det registrerte fraværet på disse dagene vil altså være 50% sykmelding og 50% Permisjon.

Eksempel på scenario hvor det må ryddes opp i fraværet i kalenderen for at sykmeldingen kan legges i kalender 

Eksempel 1- 100% sykemelding - det ligger allerede fravær i kalenderen som ikke gjelder egen sykdom i samme periode som sykmeldingen gjelder for

Når det i deler, eller hele perioden sykemeldingen gjelder for, er registrert fravær som ikke gjelder egen sykdom (for eksempel typene Permisjon, Sykt barn, Avtalt fravær, Avspasering), vil ikke fraværet fra sykemeldingen kunne registreres i kalenderen. Det har oppstått en konflikt. En melding vises som informerer deg om hvilke fravær som må fjernes før fraværet fra sykemeldingen kan legges inn i kalenderen.

For å fjerne dette fraværet kan du enten benytte Fjern fravær, eller gå til siden Godkjenning (hvis denne er aktivert) og avslå fraværet. Deretter går du til sykemeldingen og velger Legg til fravær i handlingsmenyen for å legge dagene i sykemeldingen inn i kalenderen.

Eksempel 2 - 50% sykemelding - det ligger allerede fravær i kalenderen som ikke gjelder egen sykdom som er høyere enn 50% i samme periode som sykmeldingen gjelder for

Når det for eksempel er registrert to fravær 50% av typen annet fravær på samme dag (det vil si ikke egen sykdom), vil disse være i konflikt med fraværet i sykemeldingen, siden fravær som ikke er av typen egen sykdom aldri kan overskrives.

Hvis det er registrert annet fravær hvor fraværsprosenten for eksempel er 60% fravær og egen sykdom er 40% vil fraværet i kalenderen være i konflikt med sykemeldingen. Dette fordi annet fravær 60% og fravær fra sykmelding som er 50% er høyere enn 100% og dermed må annet fravær fjernes.

En melding lister opp hvilke fravær som er i konflikt med fraværet fra sykemeldingen. For å fjerne disse fraværene kan du enten benytte funksjonaliteten Fjern fravær, eller gå til siden Godkjenning (hvis denne er aktivert) og avslå fraværet. Det er viktig at du ikke benytter funksjonaliteten Fjern fravær da dette vil fjerne begge fraværene fra kalenderen i perioden du velger. Deretter går du til sykemeldingen og klikker på Legg til fravær i handlingsmenyen for å legge dagene i sykemeldingen inn i kalenderen.

1. Søk opp den ansatte i søkefeltet og klikk på lenken Sykefravær.
2. Klikk på underfanen Sykmeldinger. Her ser du en oversikt over alle registrerte sykmeldinger. De sykmeldingene hvor lege har lagt til en kommentar er merket med et kommentar-ikon.
3. Klikk på Legg til sykemelding for å registrere en sykemelding.
4. Siden Sykmelding til arbeidsgiver åpner seg. Her legger du inn informasjon fra sykemeldingen.
   • Ansattes navn - dette blir hentet fra ansattes profil
   • Fødselsnummer - dette blir hentet fra ansattes profil
   • #1 periode - første sykemeldingsperiode, som er når sykefraværet først startet  
     • Fra og med - her setter du dato for når sykmeldingen starter
     • Til og med - her setter du dato for når sykmeldingen slutter
     • Arbeidsevnen i perioden - her velger du type sykmelding
       • 100% sykemelding - denne velger du når den ansatte ikke er i stand til å jobbe
         • Sykemeldingsgrad - graden på sykmelding. Denne vil alltid være 100% for typen sykmelding uansett stillingsprosenten til den ansatte
       • Den ansatte kan være i full jobb med reisetilskudd - den ansatte kan jobbe med reisetilskudd  
       • Fri på dager med behandling - fri på dager hvor det er behandling
         • Behandlingsdag(er) - antall dager den ansatte vil få behandling per uke
       • Gradert sykemelding - denne velger du hvis den ansatte kun er delvis sykemeldt
         • Sykemeldingsgrad - her oppgir du graden på sykmelding, for eksempel 30%, 50% og så videre
         • Har reisetilskudd - får den ansatte reisetilskudd velge du Ja, hvis ikke Nei
       • Avventende sykemelding
         • Sykemeldingsgrad - denne er alltid 100%
     • Pasienten er 100% arbeidsfør etter perioden - her veger du ett av alternativene basert på hva legen har satt i sykmeldingen
     • Legg til periode - hvis sykemeldingen blir forlenget klikker du på denne knappen 

       Foreligger det ny sykmelding fra lege, skal det opprettes en ny sykmelding.

   • Beskrivelse eventuelle hensyn som må tas på arbeidsplassen
     
     • Beskrivelse - her legger du inn en nærmere beskrivelse av sykmeldingen
   • Arbeidsgiver som legen har skrevet inn
     
     • Arbeidsgiver - her legger du inn navnet på arbeidsgiver som legen har opplyst
   • Lege/sykmelder
     • Sykmelders navn - her skriver du inn navnet på legen som skrev sykemeldingen
   • Generell informasjon
     • Dato for når sykmeldingen ble skrevet - her legger du inn når legen opprettet sykemeldingen
     • Når startet det legemeldte fraværet? - her legger du inn første dag sykemeldingen gjelder fra
   • Pasienten kan ikke være i arbeid (100%) - denne seksjonen vises kun når Sykmelding 100% er valgt i feltet Arbeidsevne i perioden
     • Forhold på arbeidsplassen vanskeliggjør arbeidsrelatert aktivitet - hake av denne hvis det er forhold på arbeidsplassen som er årsaken til sykemeldingen
     • Angi hva som er årsaken - her legger du inn en kort beskrivelse 
   • Friskmelding
     • Jeg antar at pasienten kan komme tilbake til eget eller annet arbeid hos samme arbeidsgiver - hvis legen har angitt dette, haker du av for dette alternativet
     • Når antar du at det kan skje? - her velger du datoen som legen har oppgitt
     • Jeg antar at pasienten på sikt kan komme i arbeid hos annen arbeidsgiver - hake av denne hvis legen mener den ansatte ikke vil kunne komme tilbake til sitt arbeid
   • Hva skal til for å bedre arbeidsevnen
     • Tilrettelegging/hensyn som bør tas på arbeidsplassen - hvis legen har oppgitt at den ansatte kan oppta arbeidet med tilrettelegging, skrives det her
   • Melding til arbeidsgiver
     • Innspill til arbeidsgiver - informasjon til arbeidsgiver om hva legen mener denne kan gjøre i forhold til den ansatte
   • Annet
     • Legens telefonnummer - telefonnummeret til legen
     • Dokumentasjon - du skanner sykmeldingen og laster opp denne filen her. Den opplastede filen er først synlig i registreringen når du lagrer skjemaet
5. Klikk Lagre. En melding vises om at kalenderen vil bli oppdatert med fraværet i sykmeldingen hvis mulig og om du ønsker å oppdatere kalenderen. Klikker du Ja vil fraværet legges inn i kalender, hvis du ikke ønsker å legge fraværet inn i kalenderen klikker du Nei (sykmeldingen blir lagret, men fraværet leggs ikke inn i kalender. Du kan når som helst legge fraværet inn i kalenderen ved å velge Legg til fravær fra handlingsmenyen på selve sykemeldingen).
   

   Hvis det allerede er registrert fravær som kan overskrives, vil det vises en ny melding som informerer om at fraværet kan registreres men vil overskrive allerede registrert fravær. Meldingen lister opp hvilke fravær som vil overskrives.
   

   Hvis allerede registrert fravær er i konflikt med sykemeldingen (annet fravær enn egen sykdom) vises en melding om dette. Meldingen lister opp hvilke fravær som må fjernes fra kalenderen, før du kan legge til fraværet fra sykemeldingen. Når du har fjernet dette fraværet, klikker du på handlingsikonet på sykemeldingen og velger Legg til fravær for å legge sykefraværet inn i kalenderen.