Hjemsiden til modulen Oppfølging

Siden består av flere seksjoner og hvilke seksjoner du ser avhenger av både rollen du er logget på med, og hvilke innstillinger som er aktivert. 

Denne siden gir deg oversikt over oppfølgingsaker rundt fravær - både kort - og langtidsfravær, nye ansatte og ansatte som er i ferd med å slutte. Du får også en oversikt over lengden/perioden på fravær - som er delt opp etter type fravær. Du kan klikke på kolonner for sortering etter navn, ansattnummer og så videre.

Du vil også kunne se diagram som viser informasjon om fravær og arbeid (for å se dette må innstillingen Aktiver klassisk forside være haket av).

Et filter gir deg mulighet til å velge hvilke ansatte som vises i alle seksjonene på siden. Dette filteret vises for ledere og HR som har tilgang til mer enn en avdeling eller når én avdeling har underavdelinger.

Er du logget på med rollen HR super vil du også se seksjonen HR informasjon som viser informasjon rundt kontrakter og hvor du kan behandle disse.  Du får også informasjon om registrerte profilendringer og kan behandle disse.

Filter

Øverst på siden kan du med filteret begrense hvilke ansatte som vises på siden. Dette filteret er kun synlig for brukere med rollene HR eller Leder. For at du som leder skal se filteret må du ha tilgang til flere avdelinger eller én avdeling som har én eller flere underavdelinger. Hvis du har tilgang til én avdeling som ikke har underavdeling, vil altså ikke filteret vises. Systemet husker siste filter som ble brukt, det vil si går du ut av siden, og kommer tilbake er filtervalget det samme.

• Alle ansatte - dette henter alle ansatte du har tilgang til
• Mine nærmeste - dette henter de ansatte hvor du er satt som leder i deres profil
• Avdeling - dette henter ansatte i avdelingen. Har avdelingen underavdelinger, vil disse også hentes. For å kun vise info om ansatte i én avdeling, klikker du på struktur-ikonet og klikker på underavdelingen i vinduet som vises.

Statistikk oppfølginger pr måned

Her får du oversikt over antall ansatte som har blitt fulgt opp, totalt antall oppfølgingssamtaler som er registrert, samtaler som mangler oppfølging, samtaler som mangler videre oppfølging og samtaler som er ferdig behandlet, 

Statistikk årlig medarbeidersamtale

Her får du oversikt over antall ansatte hvor medarbeidersamtalen er gjennomført, hvor mange det er planlagt en medarbeidersamtale med og hvor mange det ikke er planlagt en medarbeidersamtale med.

Arbeid/Fravær

Avhengig av hvilket alternativ som er valgt i filteret øverst på siden, vil dette vise fraværet enten for hele bedriften, for dine nærmeste ansatte eller for en avdeling (inkludert eventuelle underavdelinger).

Diagrammet viser hva arbeidede dager utgjør i prosent (grønn stolpe) og hva fravær (blå stolpe) utgjør i prosent av planlagte dager(arbeidsplan - ferie), både for inneværende måned (til og med dagens dato) og foregående måned.

Fraværsprosenten viser hva fraværene utgjør i prosent av antall planlagte dager (arbeidsplan) i for eksempel en avdeling.

Kun Fraværskoder som har innstillingen Bruk i utregning av fraværsprosent haket av, blir inkludert i denne kalkuleringen. Har koden også innstillingen Regn med helger i perioder med denne koden haket av(typisk for sykmelding), vil ikke fraværet som faller på helgedager inkluderes, så fremt det ikke er registrert en arbeidsplan på helgedagene.

Fraværsdager inneværende måned

Avhengig av hvilket alternativ som er valgt i filteret øverst på siden, vil dette vise fraværet enten for hele bedriften, for dine nærmeste ansatte eller for avdelingen (inkludert eventuelle underavdelinger).

Kakediagrammet viser hva hver enkelt type fravær utgjør i prosent av de registrerte fraværene i inneværende måned (til og med dagens dato). 

Fraværskoder som har innstillingen Bruk i utregning av fraværsprosent haket av, blir inkludert i denne kalkuleringen. Antall fraværsdager som inkluderes for å kalkulere prosenten, varierer avhengig av om innstillingen Regn med helger i perioder med denne koden er haket av på fraværskoden.

Hvis antall fraværsdager er 23, hvorav 20 dager er sykemelding (hvor helg er regnet med) og 3 er egenmelding kalkuleres prosenten for hva sykemeldingen utgjør slik: (20/23)*100 = 86,956%, som blir rundet opp til 86,96% og for egenmelding vil det være (3/23)*100 = 13,043, som blir 13,04%. 

For eksempelets skyld tenker vi at innstillingen Regn med helger i perioder med denne koden på koden sykmelding ikke hadde vært haket av. Sykemeldingen går over 2 helger, da ville antall dager prosenten regnes utfra blitt 19. Prosenten for hvor stort fravær egenmelding utgjør av det totale fraværet ville da blitt (3/19)*100 = 15,79%.

Korttidsoppfølging

Brukes blant annet til forebygging og rutine for innhenting av egenmelding. Disse oppfølgingssakene blir registrert når fravær ble registrert. Denne funksjonaliteten benyttes som regel ikke, og er en innstilling som må aktiveres på fraværskoden. Med denne innstillingen aktivert, vil det vises et alternativ kalt Registrer kortidsoppfølging i funksjonen Registrer fravær.

• Dagens oppfølginger - her ser du ansatte som har en oppfølgingssak med dagens dato
• Neste oppfølging -  her ser du ansatte hvor det er registrert videre oppfølgingssak frem i tid 
• Mangler videre oppfølging - her ser du de ansatte som har en oppfølgingssak hvor datoen for oppfølgingen er overskredet 

For å få mer informasjon rundt oppfølgingen på en ansatt, klikker du på den ansatte. Eller avslutte oppfølgingen ved å klikke på knappen Bekreft. For å legge til en ny samtale, for eksempel når en egenmelding blir utvidet med flere dager, klikker du på +. 

For å se detaljert informasjon rundt en ansatt sin oppfølgingssak, klikker du på den ansatte. For å åpne i en ny fane hold ctrl nede og klikk venstre museknapp. 

Fraværsoppfølging

Her ser du oppfølginger rundt sykefravær, både egenmeldt og legemeldt. Dagens oppfølginger viser saker som har dagens dato og Neste oppfølginger lister saker som skal følges opp videre.

• Ikke fulgt opp viser oppfølginger med oversteget startfrist for behandling
• Fulgt opp lister oppfølginger som er fulgt opp
• Mangler videre oppfølging lister tilfeller der man har satt opp en samtale men ikke hatt denne innen dato som var satt på oppfølgingen
• I dag lister opp en status om hvor mange som er borte, hvem som er fraværende, og hvem som har bursdager eller jubileum i dag
• Avsluttede oppfølginger lister opp alle oppfølgingssaker som er avsluttet

HR Informasjon

Denne seksjonen er bare synlig for brukere som er logget inn med rollen HRSuper.

Kontrakter - Her får du en oversikt over kontrakter som er nye, som er under behandling og godkjente kontrakter.

Profilendringer - hvis innstillingen for at endringer i profilen må godkjennes vil forespørsler om endringer listes her.

• Nye endringer - her ser du en liste over endringsforespørsler av verdier i ansattprofilen. For å behandle en forespørsel klikker du på Vis.
• Under behandling - her ser du endringsforespørsler som er under behandling
• Behandlede endringer - her ser du alle endringsforespørsler som er blitt godkjent og hvor profilen ble oppdatert med de nye verdiene

Nyrekrutteringer

Her listes nye ansatte opp og oppgaver som skal utføres med disse. Du får en rask oversikt over hvordan de er fulgt opp i forhold til Basis oppstartspunkter og om Oppfølgingssamtaler er gjennomført. Dette avsnittet er kun tilgjengelig for de som abonnerer på denne funksjonen. Dette seksjonen inneholder fanene Nye faste ansatte, Nye vikarer og Ikke fulgt opp.

Fraværsperioder

Her listes fraværsperioder for ansatte man har tilgang til. Fraværsperiodene er delt opp i Egenmeldinger, Korttidsfravær og Langtidsfravær med antall dager og perioder. Feriedager viser antall dager ferie som er tatt ut av ansatte. 

Ansatte som er i ferd med å slutte

Her listes det ansatte med sluttdato. Her får man en rask oversikt over Oppfølging av basis sluttpunkter og om man har gjennomført sluttsamtale. Ansatte her forsvinner fra listen når oppfølginger er gjennomført eller det har gått en viss tid. Dette avsnittet er kun tilgjengelig for de som har abonnert på funksjonen.