Opprette en medarbeidersamtale

Medarbeidersamtaler benyttes for å se hva som er gjennomført siden siste samtale, se om mål ble nådd og sette mål for kommende periode og så videre.

1. Det er to steder du kan planlegge en medarbeidersamtale.
   1. Klikk på menyikonet Medarbeidersamtaler i hovedmenyen. Siden Medarbeidersamtale åpner seg.
   2. I kontekst av den ansatte klikker du på fanen Medarbeidersamtaler.
2. I seksjonen Ny samtale velger du type samtale og én ansatt.
   • Ansatt - begynne å skrive inn navnet og velg den ansatte i listen som vises (dette feltet vises ikke når du gjør dette i kontekst av den ansatte)
   • Mal for samtale - velg mal fra listen. Med systemet følger malene Ledere og funksjonærer, Ansatte og Kun dato. Malen Kun dato benyttes når du benytter et eget dokument og vil ha logget at samtalen er gjennomført. Hvis det i oppsettet er definert at én mal alltid skal benyttes i medarbeidersamtaler vil ikke dette feltet vises
   • Send invitasjon - som standard er dette haket av. Ved opprettelse av samtalen vil én e-post med invitasjon sendes til den ansatte. Hvis du ikke ønsker å sende en invitasjon, må du fjerne haken
3. Klikk på knappen Planlegg samtale. Vinduet Planlegg samtalen åpner seg. Hvis den ansatte du kaller inn ikke har en registrert e-postadresse, vises det et varsel om dette på toppen av registreringsvinduet. Er det registrert en e-post i profilen, benyttes denne, hvis ikke vil systemet sjekke om den ansatte er knyttet opp mot en bruker, og bruke denne e-postadressen
   • Mal for medarbeidersamtale - navnet på malen du valgte
   • Ansattes navn - navnet på den ansatte du valgte
   • E-post - e-postadressen til den ansatte. Hentes fra profilen til den ansatte
   • Legg til oppgave i egen kalender. Hake av for å opprette kalenderoppgave - hake av denne for å opprette oppgave i kalenderen. E-posten som den ansatte får inkluderer en lenke til selve samtalen som åpnes mobilløsningen., og en en .ical- fil for å legge til møtet i sin kalender
   • Dato - her velger du datoen for medarbeidersamtalen og tidspunktet
   • Varighet (i timer) - antall timer samtalen skal vare
   • Plassering - her skriver du hvor møtet skal holdes
   • Legg ved filer - du kan legge ved filer som den ansatte vil motta i e-posten
   • E-post tittel - tittelen på e-posten som den ansatte vil se
   • E-post innhold - her kan du legge inn mer informasjon rundt samtalen i e-posten
4. Hvis det ligger en tidligere samtale mellom samme ansatt og leder, vises datoen da den siste samtalen ble utført. På høyre side kan du velge om den siste samtalen skal vises eller skjules. Velger du å vise den forrige samtalen, blir innholdet fra samtalen vist for hvert felt.
5. Klikk på knappen Send invitasjon for å sende en invitasjon til den ansatte. En melding vises som informerer om at Invitasjonen er sendt til den ansatte og møtet er lastet ned i din kalender. Klikk Ok.

   Vær oppmerksom på at det kan ta litt tid for systemet å sende invitasjonen. Så snart invitasjonen er sendt, vises en melding som ber deg om å vente. Klikker du på knappen Send invitasjon to ganger, får den ansatte ical 2 ganger. E-posten som den ansatte mottar vil inkludere en lenke til selve samtalen i mobilløsningen (om den ansatte har tilgang til modulen Medarbeidersamtaler i mobil) og .ical for å legge til møtet i kalender og eventuelle vedlagte filer.

6. .ical - filen vises nederst i vinduet til venstre. Klikk på den for å åpne og lagre møtet i din kalender.