Rutiner ved årsskiftet

Påminnelse om automatiserte rutiner ved årsskifter.

Tellinger

• Dersom tellingene på feriedager ikke stemmer med kalenderen er årsaken vanligvis at man har lagt inn historisk fravær lang tilbake i tid.
  F.eks. at man før jul kom på at man hadde ferie i påsken som ikke var lagt inn.
  Da må man endre parametersetting over 1 natt til f.eks. 365 dager bakover i tid, slik at tellerne blir oppdatert. 

Feriesaldo

Det er viktig å være kjent med hvilket system som er master for ferie/fravær og feriesaldo. Dvs. hvor registreres fraværet og hvor oppdateres og vedlikeholdes feriesaldoen.

Hvis personalsystemet Oppfølging ikke er master for feriesaldo:

• Ingen oppdatering i Oppfølging.
  Generering av nye feriekvoter skjer i annet system, f.eks. lønn, og leses inn i Oppfølging. Alt fravær registreres først i et annet system og leses deretter inn i Oppfølging. Gjelder også overført ferie.
  Man kan da ikke se detaljer som overførte feriedager fra fjoråret osv. i Oppfølging, kun total saldo.

Hvis Oppfølging er master for feriesaldo:

• Når parametere for feriedager er satt vil systemet generere ny ferie for neste år. Se under modul Innstillinger, fanen Oppfølging og underfanen Regler under norske (25 standard og 5 dagers alderstillegg).
• For deltidsansatte som ikke jobber hver dag må feriesaldoen justeres manuelt.
  Men her kan administrator forenkle ved å opprette kategorier.
  F.eks. kategori for "Stillingsreduksjon med fri 1 ukedag" som kan automatisk trekke 5 fra normalsaldoen.
  Dette gjøres under modul Innstillinger, fanen Kodeliste og underfanen Modifiseringskategori ferie.
• Feriesaldoen kan også justeres av andre årsaker, f.eks etter spesiell tariff.
• Overføring av feriedager ut fra ett år til et annet må godkjennes av leder. Gå til modul Oppfølging under menyen Fravær/Ferie og fanen Godkjenn. 

Flere artikler om ferie finner du under kategorien Oppfølging og "Administrasjon av Ferie".

Firmaspesifikke fridager som f.eks. julaften

Det er viktig å legge inn fridager som er spesifikke for et firma. Eksempler på dette er julaften eller nyttårsaften. Dette er ikke offentlige helligdager, men noen firmaer har allikevel avtale om at alle får fri den dagen.

Slike dager er det svært viktig at de blir lagt inn på forhånd under Innstillinger, Firma og Bevegelige helligdager. Vi legger inn offentlig helligdager men et firma som har spesielle i tillegg må legge inn disse selv.

Om ikke disse blir lagt inn vil timelisten trekke arbeidsdager, ferie blir feilregistrert osv.