Oppfølging av sykefravær (sykemelding)

Vi skal her vise hvordan man følger opp et fravær med 100 % sykmelding. Vi legger til grunn i eksemplet at fraværet har kommet inn i systemet via en integrasjon, registrert direkte inn i systemet eller at fraværet er registrert fra sykmeldingen. 

1. Søk opp den ansatte og klikk på Sykefravær.
2. Da kommer du rett til stedet for hvor vi skal starte opp oppfølgingen i fanen Oppfølging på den ansatte.

   Klikk på + Oversiktstall medarbeider for å se en oversikt over antall benyttede egenmeldingsdager, antall dager ferie som er benyttet, administrative tiltak og så videre.

3. For å starte en oppfølgingen av en ny sak, klikk på knappen Ny sak.

   Du vil se en beskjed åpner seg som spør om du er sikker på at det ikke allerede er opprettet en oppfølging på den ansatte.

   Det er viktig at leder sjekker om det kan være naturlig å benytte denne oppfølgingen videre fremfor å opprette en ny oppfølgingssak. Eksempel kan være dersom en ansatt blir syk innenfor samme arbeidsgiverperiode.

4. I dette eksempelet skal vi følge opp en 100% sykmelding, så Klikk Ok for at det skal opprettes en ny oppfølgingssak.
5. Du blir tatt til siden Målsetting.
   • Langtidsoppfølging - i dette eksempelet er fraværet over en tid så vi velger dette alternativet. En kalender vises, velg Første fraværsdag som spesifisert i sykemeldingen. Det er meget viktig å velge riktig første fraværsdag, da det er denne som er utgangspunkt for varslinger som blir sendt til leder angående når det er tid for dialogmøte, oppfølgingsplan og så videre. Klikk på Lagre og fortsett.
6. Systemet genererer en oppfølgingplan som viser de forskjellige oppfølgingspunktene. Oppfølgingspunktene er lagt opp ut fra det som vi satte som Første fraværsdag (se steg 5) for fraværet til den ansatte. Ettersom den ansatte har gått ut i sykmelding ønsker vi å ta en telefonsamtale for å sjekke ut litt nærmere. Denne samtalen dokumenteres i systemet. Ønsker du å sende ut påminnelse til den ansatte om oppfølgingen i form av e-post, klikker du på knappen Ny innkalling.
   
7. For å starte en samtale, klikk på Ny samtale. Samtaleskjema kommer opp. Dette fylles ut av deg som leder som gjennomfører samtalen.
   

   Sett inn Dato for samtalen, Målsetting og Status. Fyll ut feltene for Status, Tiltak og Fremdrift. Fyll ut annen relevant informasjon, fyll ut Neste oppfølging og klikk Lagre. En beskjed vises som ber deg bekrefte at samtalen ikke inneholder diagnoser eller annen sensitiv informasjon.

   Dersom vedkommende allerede er frisk setter man statusen Avsluttet/Løst og helsesituasjonen Frisk eventuelt Saken løst. Da må man ikke fylle inn Neste oppfølging.

   

Etter opprettelse av samtaler har man også mulighet til å sende detaljer om neste samtale til ekstern kalender. Man har 3 muligheter: send kalender til seg selv, send til ansatt og/eller legg til en annen mottakers epost-adresse.