Grunnleggende tilpasninger

Håndboken kommer ferdig juridisk utarbeidet. Men med noen enkle grep kan håndboken raskt tilpasses deg som kunde.

Ved å gjøre disse endringene vil leserne oppfatte håndboken som mer personlig for bedriften. Her kan du lese om hvordan man i fire enkle steg tilpasser publikasjoner:

1. Personifisering av publikasjoner
2. Tilpasning av innholdet i publikasjonen
3. Publisering av siste endring til abonnentene
4. Deaktivering og reaktivering av innholdet

Personifisering av publikasjoner

 

1. Legge til bedriftens logo

    1.a. Man går til modulen Innstillinger og fanen Håndbok. Der trykker man på underfanen Innstillinger.

    1.b. Under avsnittet Publiseringsinnstillinger finner man Logo.

    1.c. Da trykker man knappen Last opp, velger aktuell bildefil og trykker Åpne. For å kunne se at logoen er lastet opp, trykker man knapen Lagre i bunen av siden.

 

2. Sette logoen inn i publikasjonen.

    2.a. Man går til modulen Håndbok og velger en publikasjon under Mine publikasjoner. Da trykker man på blyanten til høyre for publikasjonens navn.

    2.b. Nå er man i stand til å redigere i publikasjonen. For å sette inn logo trykker man først på et lite tannhjul i menyen.

    2.c. Det åpnes et vindu med Innstillinger for den enkelte publikasjon. Her kan man huke av for Vis logo og trykke OK.

Det gjør at samme opplastede logo blir lagt til på hver side ved utskrift til PDF.

Bedriftens logo vises nå også i stedet for programmets innebygde logo når lesere er innlogget på hjemsiden til modulen. 

 

3. Endre forsidebilde og tittel på publikasjonen

    3.a. Videre under innstillinger er det en seksjon hvor man definerer parametere for forsiden. Man huker av for Vis forside dersom man vil at forsiden skal være synlig for leserne. Man trykker på knappen til høyre for å bytte bildet og laste opp sitt eget.

    3.b. Det er mulig å velge blant standard tilgjengelige bilder i systemet, eller laste opp bilder fra sin datamaskin. Bildet som legges til vises på hjemmesiden til modulen for lesere og i PDF-en. Trykk Ok for å lagre.

    3.c. Hvis man vil endre tittelen på publikasjonen (f.eks. Sykefraværshåndbok for Firmanavn), ordner man det på toppen av vinduet der man legger inn logo og forsidebilde.

Endringen blir synlig når man klikker på Publikasjoner i menyen.

Slik kommer man tilbake til fanen Mine publikasjoner med liste over alle lokale publikasjonene.

Tilpasning av innholdet i publikasjonen

    1. Først velger man en publikasjon som man vil redigere i fra listen under fanen Mine publikasjoner og trykker på blyanten til høyre for publikasjonen. Dette tar en til publikasjonens redigeringsmodus på struktur-nivå, dvs. man får redigere på kapitler og avsnitt. På toppnivå kan man legge til kapitler og avsnitt, eller lenke til en fil.

    2. Høyreklikker man på et kapittel, får man flere valg. Man kan i tillegg redigere kapittelet og deaktivere det.

    3.a. For å endre på innholdet høyreklikker man på et dokument og velger Rediger avsnitt. 

    3.b. Det åpnes et vindu med tekst editor og der tilpasser man innholdet etter bedriftens behov. Dersom lovtekst er innkludert i innholdet, kan man ikke endre på denne. Etter at man er ferdig med redigering, er det viktig å huske å Lagre.

    3.c. Dersom man angrer på det som har blitt endret, kan man lett nullstille endringer ved å høyreklikker på det redigerte dokumentet og trykke på Endre tilbake til master.

Man må være oppmerksom på at denne knapper nullstiller alle endringene og avsnittet blir satt til sin opprinnelige tilstand.

    3.d. Før du publiserer den redigerte versjonen av publikasjonen, er det lurt å kontrollere at alt ble riktig gjort. I publikasjons meny, til høyre for tannhjulet, finnes det et hvitt og et grønt PDF ikon. Det hvite står for den sist publiserte versjonen og det grønne viser versjonen med de endringene du nylig har gjort.

Publisering av siste endring til abonnentene

    1.a. Når man er ferdig med innholdsredigering, er det å publisere ny versjon til lesere. Man trykker på Publikasjoner og systemet tar man tilbake til Mine publikasjoner med liste over alle lokale publikasjoner. Man finner publikasjonen man har redigert i og trykker på grønn pil helt til høyre for publikasjonen. Siste endringer redaktøren da har gjort blir sent til abonnentene.

    1.b. Hvis bedriften er stor, er det som vanlig flere redaktører som redigerer innholdet og en hovedredaktør som kvalitetssikrer publikasjonene før publisering. I slike tilfeller er det aktivert en parameter som heter Godkjenn. Bruker man denne funksjonen, må man godkjenne publikasjonen før det er mulig å publisere den til lesere. For å godkjenne publikasjon trykker man på knappen rett ved siden av publiseringsknapp.

    2.a. Man styrer lesetilgang til publikasjonene ved å gi tilgang til roller eller avdelinger.

    2.b. Først går man til Innstillinger og Håndbok. Man kommer da til underfanen Tillatelser. Her huker man av for ønskede publikasjoner og velger hvilken rolle eller bruker som skal ha tilgang til dem. Her er det også viktig å Lagre til slutt. Standard lesebruker pv har rollen Håndbok.

Merk! Publikasjoner merket av leverandøren som gratis, er vist uten handlevogn i listen over Master-publikasjoner. Dette medfører automatisk abonnering til standard lesebruker pv og brukere med rolle Håndbok.

    2.c. Ønsker man å styre dette selv, trykker man på knappen for kopiering fra Master til Min publikasjonsliste.

Alle publikasjoner under Mine publikasjoner kan så styres som nevnt ovenfor.

Deaktivering og reaktivering av innholdet

    1.a. Man kan deaktivere både kapitler og avsnitt som gjør dem usynlig for lesere. Høyreklikk på et dokument og velg Deaktivèr. 

    1.b. Høyreklikk på et deaktivert dokument gir deg valget Aktivèr. Slik kan deaktiverte dokumenter reaktiveres.

    1.c. Merk! Hvis man vil ha oversikt over deaktiverte elementer, er det lurt å aktivere parameteren Vis skjulte/slettede dokumenter under Innstillinger, Håndbok og Innstillinger. Hvis parameteren er aktivert, er deaktiverte dokumenter synlige i dokument-struktur for redaktører. Ellers er de skjult.