Overgang til ny Digital Employee Handbook– praktisk guide for administrator

For å ta i bruk Employee Handbook må du

1. Kopiere Digital Employee Handbook til Mine publikasjoner
2. Tilpasse Digital Employee Handbook
3. Publisere Digital Employee Handbook
4. Slette den gamle Digital Employee Handbook

1. Kopiere håndboken til Mine publikasjoner

Du finner den nye håndboken under Master-publikasjoner. Her må du kopiere denne over til Mine publikasjoner ved å trykke på symbolet – se figuren under.

2. Tilpasse håndboken

Den nye Employee Handbook ligger under navnet Digital Employee Handbook. Den er markert med en lenke som ikon på venstre side som viser at den er koblet til master og blir oppdatert av Virke. I den nye håndboken ligger en veiledning til deg som administrator med eksempler som kan være til nytte, et forslag til hva du kan publisere til de ansatte og oppdatert lovtekst. Den gamle håndboken har hos de fleste _old i navnet.

For deg som ikke har gjort justeringer i eksisterende Employee Handbook

Dersom din virksomhet ikke har gjort justeringer i den gamle Employee Handbook og gjort tilpasninger i teksten, trenger dere ikke gjøre annet enn å ta den nye håndboken i bruk. Vi anbefaler imidlertid at dere legger inn firmanavn og kundespesifikk tekst der det er naturlig.

Har dere innhold som skal over i ny håndbok, kan dette hentes fra den Employee Handbook som benyttes i dag (markert med '_old').

For deg som har tilpasset Employee Handbook til virksomhetens behov

Det er mange av dere som allerede har gjort en stor jobb med å tilpasse innholdet i Employee Handbook til deres behov.  

Dette bør overføres fra eksisterende Employee Handbook til Digital Employee Handbook. Kopier over tekst fra ett og ett kapitel fra den gamle håndboken (markert med '_old') og over til tilsvarende kapitel i den nye håndboken. Benytt også anledningen til å sørge for at deres Digital Employee Handbook er oppdatert både i forhold til lover, interne avtaler og retningslinjer. Kontroller at innholdet er OK ved å trykke på «øye» symbolet på håndboken.

Det er ingen tidsfrist for å ta Digital Employee Handbook i bruk, så dere kan bruke den tiden som trengs for tilpasninger. Det er først når Digital Employee Handbook blir publisert at den blir tilgjengelig for brukerne. Du bør da slette den gamle Employee Handbook.

NB! Den gamle Employee Handbook blir ikke oppdatert ved endringer i lovtekster.

På kundesidene til 4human finner du Brukerdokumentasjon for hvordan du redigerer i håndboken.

3. Publisering av Digital Employee Handbook

Når du har tilpasset håndboken kan du publisere denne ut til brukerne, se figuren under.

4. Sletting av gammel håndbok

Etter at du har publisert Digital Employee Handbook, anbefaler vi sterkt at du sletter den gamle Employee Handbook fra visningen. Trykk på krysset, se figuren over. Denne havner da i søppelkurven, og kan om nødvendig hentes tilbake igjen om det skulle være behov for dette. Digital Employee Handbook er koblet mot master Employee Handbook som oppdateres av Virke (veiledning og lovtolkning). Vi anbefaler på det varmeste at dere benytter denne nye håndboken som den eneste da det fremover kun er denne som vil bli oppdatert ved lovendringer.

Lykke til med Digital Employee Handbook!