Overgang til ny HMS-håndbok – praktisk guide for administrator

For å ta i bruk Digital HMS-håndbok må du

1. Kopiere Digital HMS-håndbok til Mine publikasjoner
2. Tilpasse Digital HMS-håndbok
3. Publisere Digital HMS-håndbok
4. Slette den gamle HMS-håndboken

1. Kopiere håndboken til Mine publikasjoner

Du finner den nye håndboken under Master-publikasjoner. Her må du kopiere denne over til Mine publikasjoner ved å trykke på symbolet – se figuren under.

2. Tilpasse håndboken

Den nye HMS-håndbokligger under navnet Digital HMS-håndbok. Den er markert med en lenke som ikon på venstre side som viser at den er koblet til master og blir oppdatert av Virke. I den nye håndboken ligger det veiledning, oppdatert lovtekst og eksempler som kan være til nytte.

Den gamle håndboken har hos de fleste _old i navnet.

For deg som ikke har gjort justeringer i eksisterende HMS-håndbok

Dersom din virksomhet ikke har gjort justeringer i den gamle HMS-håndboken og gjort tilpasninger i teksten, trenger dere ikke gjøre annet enn å ta den nye håndboken i bruk. Vi anbefaler imidlertid at dere legger inn firmanavn og kundespesifikk tekst der det er naturlig.

Har dere innhold som skal over i ny håndbok, kan dette hentes fra den HMS-håndboken som benyttes i dag (markert med '_old').

For deg som har tilpasset HMS-håndbok til virksomhetens behov

Det er mange av dere som allerede har gjort en stor jobb med å tilpasse innholdet i HMS-håndboken til deres behov.  

Dette bør overføres fra eksisterende HMS-håndbok til Digital HMS-håndbok. Kopier over tekst fra ett og ett kapitel fra den gamle håndboken (markert med '_old') og over til tilsvarende kapitel i den nye håndboken. Benytt også anledningen til å sørge for at HMS-håndboken deres er oppdatert både i forhold til lover, interne avtaler og retningslinjer. Kontroller at innholdet er OK ved å trykke på «øye» symbolet på håndboken.

Det er ingen tidsfrist for å ta Digital HMS-håndbok i bruk, så dere kan bruke den tiden som trengs for tilpasninger. Det er først når Digital HMS-håndbok blir publisert at den blir tilgjengelig for brukerne. Du bør da slette den gamle HMS-håndboken.

NB! Den gamle HMS-håndboken blir ikke oppdatert ved endringer i lovtekster.

På kundesidene til 4human finner du Brukerdokumentasjon for hvordan du redigerer i håndboken.

3. Publisering av Digital HMS-håndbok

Når du har tilpasset håndboken kan du publisere denne ut til brukerne, se figuren under.

4. Sletting av gammel håndbok

Etter at du har publisert Digital HMS-håndbok , anbefaler vi sterkt at du sletter den gamle HMS-håndboken fra visningen, trykk på krysset, se figuren over. Denne havner da i søppelkurven, og kan om nødvendig hentes tilbake igjen om det skulle være behov for dette. Digital HMS-håndbok er koblet mot master HMS-håndbok som oppdateres av Virke (veiledning og lovtolkning). Vi anbefaler på det varmeste at dere benytter denne nye håndboken som den eneste da det fremover kun er denne som vil bli oppdatert ved lovendringer.

Lykke til med Digital HMS-håndbok!